{"id":70070,"date":"2023-02-27T21:58:57","date_gmt":"2023-02-27T20:58:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.bassetti-group.com\/?p=70070"},"modified":"2025-01-20T14:39:12","modified_gmt":"2025-01-20T13:39:12","slug":"wie-koennen-sie-ihren-qualitaetsansatz-verbessern-analyse-des-lebenszyklus-eines-dokuments-in-einem-dms","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.bassetti-group.com\/de\/wie-koennen-sie-ihren-qualitaetsansatz-verbessern-analyse-des-lebenszyklus-eines-dokuments-in-einem-dms\/","title":{"rendered":"Wie k\u00f6nnen Sie Ihren Qualit\u00e4tsansatz verbessern? Analyse des Lebenszyklus eines Dokuments in einem DMS"},"content":{"rendered":"\t\t
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Wie k\u00f6nnen Sie Ihren Qualit\u00e4tsansatz verbessern? Analyse des Lebenszyklus eines Dokuments in einem DMS<\/h1>\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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In einem industriellen Kontext stehen die Verbesserung der Produktqualit\u00e4t, die Senkung der Kosten von Nichtkonformit\u00e4ten und die Einhaltung der von den Kunden und M\u00e4rkten vorgeschriebenen Zertifizierungen im Mittelpunkt der Bem\u00fchungen. Um diesen Vorgaben gerecht zu werden, ist einer der ersten Schritte, die unternommen werden m\u00fcssen, um alle Akteure des Unternehmens in einem Qualit\u00e4tsansatz zu vereinen, die Strukturierung ihrer digitalisierten Dokumentenverwaltung in einem einzigen Bezugssystem<\/strong>.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\"Data-Management-Made-Easy-Virtual-Data-Rooms-and-Innovative-Solutions-for-Your-Business\"\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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Der Lebenszyklus eines Dokuments l\u00e4sst sich in die folgenden vier Schritte unterteilen:<\/strong><\/h3>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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1. Technische Entwicklung und Valorisierung als Hebel f\u00fcr Qualit\u00e4te\u00a0<\/strong><\/h2>

ie Erstellung des Dokuments (oder seine Aktualisierung) ist der Ausgangspunkt. In einem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung stammt ein Dokument aus internen oder externen Quellen, die eindeutig referenziert werden m\u00fcssen, um die R\u00fcckverfolgbarkeit der Informationen zu gew\u00e4hrleisten. In einer Problematik der Aktualisierung eines Qualit\u00e4tsdokuments erm\u00f6glicht eine digitale DMS-L\u00f6sung die Identifizierung von Dokumenten, die seit einiger Zeit nicht mehr verwendet wurden, um die einzuf\u00fchrenden Ma\u00dfnahmen zu priorisieren.<\/p>

Eine M\u00f6glichkeit, seinen Inhalt aufzuwerten, besteht darin, die Dokumentation zu standardisieren, indem man sich auf validierte Templates st\u00fctzt und diese in einer Bibliothek speichert, die nach Art, Aktivit\u00e4t und Standort sortiert werden kann. Neben einer besseren Nachvollziehbarkeit des Dokuments erm\u00f6glicht diese Archivierung auch einen st\u00e4rkeren Austausch und eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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2. Validierung, gew\u00e4hrleistet die Verl\u00e4sslichkeit der Informationen<\/strong><\/h2>

Der Prozess der Validierung des Dokuments ist ein wichtiger Schritt zur Herstellung der Konformit\u00e4t des Ansatzes. Zun\u00e4chst einmal muss man sein Qualit\u00e4tsverfahren in einen verl\u00e4sslichen Kontext einbetten. Angesichts des Werts der Informationen, die das Dokument enth\u00e4lt, ist es n\u00e4mlich notwendig, dieses Dokument mithilfe eines Validierungs-Workflows zu teilen, damit alle Beteiligten ihre Expertise in das Dokument einflie\u00dfen lassen k\u00f6nnen. Um eine gute Koordination zu gew\u00e4hrleisten, muss es m\u00f6glich sein, einen Benachrichtigungsprozess zu integrieren, der es erm\u00f6glicht, die Freigabe des Dokuments Schritt f\u00fcr Schritt zu verfolgen und sofort benachrichtigt zu werden. Und dabei keine L\u00fccken im technischen Bestand des Unternehmens entstehen lassen.<\/p>

Ein Validierungs-Workflow erm\u00f6glicht die Weiterleitung eines sensiblen Dokuments unter Einhaltung der Vertraulichkeitsbeschr\u00e4nkungen (Entwicklungsabteilung, Produktion, Lieferanten usw.). Die Sicherung von Dokumenten darf nicht vernachl\u00e4ssigt werden, um den Fortbestand der Unternehmenst\u00e4tigkeit zu sichern und nur relevante Informationen weiterzugeben.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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3. Verbreitung st\u00e4rkt die kollektive Intelligenz<\/strong><\/h2>
Anschlie\u00dfend folgt ein Teil, der in Unternehmen, die kein zentrales Dokumentenverwaltungssystem besitzen, oft vernachl\u00e4ssigt wird: die Verbreitung des Qualit\u00e4tsdokuments. Laut einer Umfrage von Morar Research:<\/h5>
„Mehr als 50 % der Unternehmen geben zu, dass ihnen Gesch\u00e4ftsm\u00f6glichkeiten entgangen sind, weil relevante Daten nicht rechtzeitig zur Verf\u00fcgung stehen.“<\/em><\/h5>

Die Digitalisierung von Referenzdokumenten erleichtert nicht nur den Zugriff auf diese Dokumente, sondern f\u00fchrt auch zu einem Produktivit\u00e4tsgewinn durch eine verbesserte Suche nach den ben\u00f6tigten Informationen. Sei es durch die Suche nach Stichw\u00f6rtern bis hin zum Inhalt der Dokumente oder durch das Abonnieren von Inhaltstypen (Mailinglisten, Favoritenlisten), die Mitarbeiter k\u00f6nnen sich leichter auf Aufgaben mit h\u00f6herem Mehrwert konzentrieren, als seitenweise Dokumente zu durchforsten.<\/p><\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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4. Kapitalisierung garantiert Nachvollziehbarkeit<\/strong><\/h2>

Die Kapitalisierung der validierten Informationen muss in einer Weise erfolgen, die mit der Struktur des Unternehmens \u00fcbereinstimmt. Im Kontext der Digitalisierung wird der Zugang zu den Informationen jedoch erleichtert. Schon deshalb, weil das Dokument in einer Cloud kapitalisiert wird, die es erm\u00f6glicht, im Laufe der Zeit alle relevanten Informationen zu aggregieren (Meldung von Ereignissen, Untersuchungen, einheitlicher Aktionsplan, Verwaltung von Audits, Lieferantenportal). Da die Zusammenarbeit zwischen allen Unternehmenseinheiten verst\u00e4rkt wird, ist es effizienter, die Steuerung der Qualit\u00e4tsma\u00dfnahmen zu zentralisieren.<\/p>

Aber dieser Aspekt erm\u00f6glicht eine Verbesserung der Produktqualit\u00e4t und damit eine Steigerung der Kundenzufriedenheit durch vereinfachte Probleml\u00f6sungsans\u00e4tze, quasi in Echtzeit, und bietet gleichzeitig eine Strukturierung, die das Management von internen und externen Audits<\/strong> erm\u00f6glicht.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Das Unternehmen BASSETTI<\/strong> erm\u00f6glicht mit seiner technischen Expertise, Methoden, Werkzeuge und IT-Prozesse zu implementieren, um Wissen mit hohem Mehrwert innerhalb eines Unternehmens zu strukturieren, archivieren und zu verbreiten.<\/p>

Erfahren Sie mehr \u00fcber unser TEEXMA for Quality<\/a>.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Wenn Sie mehr \u00fcber die Vorteile einer elektronischen Dokumentenverwaltungsl\u00f6sung f\u00fcr Ihre Qualit\u00e4tsdokumente (Zertifikate, Normen, Verfahren, Berichte usw.) erfahren m\u00f6chten, wenden Sie sich gerne an uns:<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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