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Wie können Sie Ihren Qualitätsansatz verbessern? Analyse des Lebenszyklus eines Dokuments in einem DMS

In einem industriellen Kontext stehen die Verbesserung der Produktqualität, die Senkung der Kosten von Nichtkonformitäten und die Einhaltung der von den Kunden und Märkten vorgeschriebenen Zertifizierungen im Mittelpunkt der Bemühungen. Um diesen Vorgaben gerecht zu werden, ist einer der ersten Schritte, die unternommen werden müssen, um alle Akteure des Unternehmens in einem Qualitätsansatz zu vereinen, die Strukturierung ihrer digitalisierten Dokumentenverwaltung in einem einzigen Bezugssystem.

Der Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich in die folgenden vier Schritte unterteilen:

1. Technische Entwicklung und Valorisierung als Hebel für Qualitäte 

ie Erstellung des Dokuments (oder seine Aktualisierung) ist der Ausgangspunkt. In einem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung stammt ein Dokument aus internen oder externen Quellen, die eindeutig referenziert werden müssen, um die Rückverfolgbarkeit der Informationen zu gewährleisten. In einer Problematik der Aktualisierung eines Qualitätsdokuments ermöglicht eine digitale DMS-Lösung die Identifizierung von Dokumenten, die seit einiger Zeit nicht mehr verwendet wurden, um die einzuführenden Maßnahmen zu priorisieren.

Eine Möglichkeit, seinen Inhalt aufzuwerten, besteht darin, die Dokumentation zu standardisieren, indem man sich auf validierte Templates stützt und diese in einer Bibliothek speichert, die nach Art, Aktivität und Standort sortiert werden kann. Neben einer besseren Nachvollziehbarkeit des Dokuments ermöglicht diese Archivierung auch einen stärkeren Austausch und eine bessere Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen.

2. Validierung, gewährleistet die Verlässlichkeit der Informationen

Der Prozess der Validierung des Dokuments ist ein wichtiger Schritt zur Herstellung der Konformität des Ansatzes. Zunächst einmal muss man sein Qualitätsverfahren in einen verlässlichen Kontext einbetten. Angesichts des Werts der Informationen, die das Dokument enthält, ist es nämlich notwendig, dieses Dokument mithilfe eines Validierungs-Workflows zu teilen, damit alle Beteiligten ihre Expertise in das Dokument einfließen lassen können. Um eine gute Koordination zu gewährleisten, muss es möglich sein, einen Benachrichtigungsprozess zu integrieren, der es ermöglicht, die Freigabe des Dokuments Schritt für Schritt zu verfolgen und sofort benachrichtigt zu werden. Und dabei keine Lücken im technischen Bestand des Unternehmens entstehen lassen.

Ein Validierungs-Workflow ermöglicht die Weiterleitung eines sensiblen Dokuments unter Einhaltung der Vertraulichkeitsbeschränkungen (Entwicklungsabteilung, Produktion, Lieferanten usw.). Die Sicherung von Dokumenten darf nicht vernachlässigt werden, um den Fortbestand der Unternehmenstätigkeit zu sichern und nur relevante Informationen weiterzugeben.

3. Verbreitung stärkt die kollektive Intelligenz

Anschließend folgt ein Teil, der in Unternehmen, die kein zentrales Dokumentenverwaltungssystem besitzen, oft vernachlässigt wird: die Verbreitung des Qualitätsdokuments. Laut einer Umfrage von Morar Research:
„Mehr als 50 % der Unternehmen geben zu, dass ihnen Geschäftsmöglichkeiten entgangen sind, weil relevante Daten nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen.“

Die Digitalisierung von Referenzdokumenten erleichtert nicht nur den Zugriff auf diese Dokumente, sondern führt auch zu einem Produktivitätsgewinn durch eine verbesserte Suche nach den benötigten Informationen. Sei es durch die Suche nach Stichwörtern bis hin zum Inhalt der Dokumente oder durch das Abonnieren von Inhaltstypen (Mailinglisten, Favoritenlisten), die Mitarbeiter können sich leichter auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren, als seitenweise Dokumente zu durchforsten.

4. Kapitalisierung garantiert Nachvollziehbarkeit

Die Kapitalisierung der validierten Informationen muss in einer Weise erfolgen, die mit der Struktur des Unternehmens übereinstimmt. Im Kontext der Digitalisierung wird der Zugang zu den Informationen jedoch erleichtert. Schon deshalb, weil das Dokument in einer Cloud kapitalisiert wird, die es ermöglicht, im Laufe der Zeit alle relevanten Informationen zu aggregieren (Meldung von Ereignissen, Untersuchungen, einheitlicher Aktionsplan, Verwaltung von Audits, Lieferantenportal). Da die Zusammenarbeit zwischen allen Unternehmenseinheiten verstärkt wird, ist es effizienter, die Steuerung der Qualitätsmaßnahmen zu zentralisieren.

Aber dieser Aspekt ermöglicht eine Verbesserung der Produktqualität und damit eine Steigerung der Kundenzufriedenheit durch vereinfachte Problemlösungsansätze, quasi in Echtzeit, und bietet gleichzeitig eine Strukturierung, die das Management von internen und externen Audits ermöglicht.

Das Unternehmen BASSETTI ermöglicht mit seiner technischen Expertise, Methoden, Werkzeuge und IT-Prozesse zu implementieren, um Wissen mit hohem Mehrwert innerhalb eines Unternehmens zu strukturieren, archivieren und zu verbreiten.

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