Was ist eine Community of Practice (CoP) und in welchem Kontext wird sie benötigt?

Heute kann man sich auf die von Etienne Wenger vorgeschlagene Definition beziehen, der ein bahnbrechender Theoretiker im Bereich der Communities of Practice ist (1990er Jahren):

“Gruppe von Personen, die ein gemeinsames Interesse, einen gemeinsamen Problemkomplex oder eine Leidenschaft für ein Thema haben und ihr Wissen und Können in diesem Bereich durch kontinuierliche Interaktion vertiefen.„ 

Um eine lebendige und dauerhafte Community of Practice zu schaffen und zu entwickeln, muss sichergestellt werden, dass die Mitglieder gemeinsame Praktiken in einem ähnlichen Bereich teilen. Dieser Schlüsselfaktor kann jedoch nuanciert werden, denn natürlich können sich in einer CoP auch Personen wiederfinden, die in einem gemeinsamen Bereich tätig sind, aber nicht unbedingt an derselben Stelle in der Wertschöpfungskette agieren.

Warum eine CoP einrichten?

Jedes Unternehmen kann eine interne Community of Practice initiieren. Es gibt verschiedene Kontexte, die die Einrichtung einer Community of Practice rechtfertigen können: 

• Wenn die Standorte eines Unternehmens geografisch weit verstreut sind. Die Entfernung führt oft zu Informationsverlusten und erschwert die Nutzung, den Austausch und den Transfer von Wissen.
• Wenn das strategische Wissen eines Unternehmens weit verstreut ist, zum Beispiel in den Köpfen verschiedener Experten und/oder in Tools. Der Bedarf besteht darin, die Informationen neu zu fokussieren, zu strukturieren und zu verdichten, um wieder eine Form von Kohärenz zu erreichen.
• Wenn die Organisation komplex wird und verschiedene Aktivitäten mit unterschiedlichen Expertenansprechpartnern mit Schlüsselwissen in verschiedenen Bereichen und Sektoren umfasst. Dies wiederum macht die Weitergabe von Informationen, Wissen und Know-how nicht einfacher.

In diesen besonderen Fällen kann die Community of Practice  eine Lösung sein, um mehr Kohärenz in das Wissensmanagementsystem zu bringen und um interne Veränderungen leichter zu begleiten. Die Einführung einer Community of Practice kann sich zwar als vorteilhaft für das Wachstum eines Unternehmens erweisen, da sie den Fortbestand des Wissens sichert und die Kompetenzen der Mitarbeiter erhöht, die Produktivität steigert, Teams zusammenführt und Synergien fördert, sie erfordert jedoch auch besondere Anstrengungen und eine Veränderung der Unternehmenskultur. Die Herausforderung wird dann während des gesamten Projekts darin bestehen, den Aufwand insbesondere durch Einfallsreichtum und Kreativität zu minimieren.

Wie ist eine Community of Practice organisiert?

Was zeichnet eine CoP aus?

Im Gegensatz zu einem Netzwerkbetrieb, bei dem die Einzelnen in der Regel über einen Vermittler interagieren, kennen sich in einer Praxisgemeinschaft alle Mitglieder, haben ein gemeinsames Interesse und interagieren miteinander.

Im Unterschied zu einer Projektgruppe, bei der es in der Regel einen Projektleiter und einen klar definierten Zeitplan mit einem Anfang und einem Ende gibt, beinhaltet die CoP nicht dieselben Verantwortungsmodelle und hat eine unbestimmte Lebensdauer. Die Gemeinschaft lebt so lange, wie alle Mitglieder weiterhin Interesse an ihr haben.

Wie bereits erwähnt, muss die Schaffung einer Community of Practice mit der Einrichtung einer dedizierten Führungsstruktur einhergehen. Die Rolle der Leitung wird insbesondere darin bestehen, vom Nutzen der CoP und ihren internen Vorteilen zu überzeugen, aber auch die Mitarbeiter zu ermutigen und um diese für das Unternehmen wichtige Wissensmanagement-Aktivität herum zu vereinen, damit die Gemeinschaft Werte schafft. Darüber hinaus muss die Leitung auch sicherstellen, dass die Gemeinschaft mit den bestehenden Prozessen übereinstimmt. Es ist möglich auf Bestehendem aufzubauen, um die Entwicklung der CoP zu fördern.

Um eine gute, lebendige und effiziente Praxisgemeinschaft zu machen, braucht es:

• Einen Moderator, der keine Verantwortung für den Erfolg der Gemeinschaft trägt. Seine Rolle besteht darin, die Verfügbarkeit der Mitglieder sicherzustellen und Aktivitäten zu planen und zu koordinieren. Diese Rolle ist entwicklungsfähig und kann während der gesamten Lebensdauer der Gemeinschaft von verschiedenen Mitgliedern besetzt werden.
• Jedes Mitglied der Gemeinschaft die sich für die Qualität der produzierten und innerhalb und außerhalb der Gemeinschaft verbreiteten Ergebnisse einsetzt und die Verantwortung dafür tragen.
• Verschiedenen Mitgliederprofile, einerseits Experten und Wissenden,anderseits Neuankömmlingen.

Der Lebenszyklus einer Community of Practice

Eine Praxisgemeinschaft wird durch vier verschiedene Schritte aufgebaut, damit sie Früchte tragen kann.

Der erste Schritt ist der Start. Es genügen zwei motivierte Mitglieder, die sich mit einem Thema beschäftigen, um die Anfänge, eine CoP, zu starten. Es kann sich auch um eine Führungs-Initiative handeln, die Mängel/Lücken in Bezug auf einen Bereich, ein kritisches und/oder strategisches Thema identifiziert.

Während der Aufbauphase der Community of Practice ist es das Ziel, die ersten Mitglieder zu identifizieren, sie zu sensibilisieren und sie in das Projekt einzubinden. Eine gute Praxis hier, um das Engagement jedes Einzelnen zu wecken, ist es, eine Veranstaltung zum Start der Gemeinschaft zu organisieren, bei der alle Mitglieder anwesend sind.

In der Hochlaufphase sollten Sie neue Mitglieder gewinnen, die Teilnehmer zur Interaktion ermutigen und sich um konkrete Ergebnisse bemühen, die die Effektivität der Gemeinschaft demonstrieren und ihre Akteure aufwerten.

Nach diesen ersten Schritten muss das Funktionieren in der Community zur Routine im Arbeitsalltag der Mitglieder werden. Dann ist es notwendig, die zu erreichenden Ziele zu erneuern, die erzielten Ergebnisse weiterhin zu bewerten, die Dynamik aufrechtzuerhalten und wachsam gegenüber möglichen Schwierigkeiten zu bleiben.

Einer der Schlüsselpunkte im Leben einer Community ist die Kommunikation, sowohl innerhalb als auch außerhalb der CoP.

Eine CoP soll das Wissen und die Kompetenzen der einzelnen Mitglieder erweitern, aber auch eine gemeinsame Wissensbasis schaffen, die innerhalb der gesamten Organisation kapitalisiert werden kann. Daher ist die Kommunikation rund um das CoP-Projekt eine bereichsübergreifende Herausforderung.

Es ist die Aufgabe der Leitung, die Strategie und die Art und Weise der Kommunikation der Community of Practice insbesondere nach außen hin festzulegen. Darüber hinaus sollte sich jedes Mitglied für die Verbreitung und Weitergabe der Informationen und Ergebnisse in seinem Umfeld verantwortlich fühlen.

Abschließend lässt sich sagen, dass Unternehmen mit effizienten Communities of Practice sowohl im Hinblick auf die Steigerung der Geschäftsleistung als auch auf die Beschleunigung des Kompetenzaufbaus der Mitarbeiter Vorteile erzielen.

Diese Vorteile werden nur dann erzielt, wenn zu Beginn genügend Energie investiert wird und die Bemühungen langfristig angelegt sind, da üblicherweise zwischen 6 und 12 Monaten benötigt werden, um eine kollektive Dynamik in Gang zu setzen. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist, dass die Initiative sowohl für die Organisation als auch für jeden einzelnen Teilnehmer einen Sinn ergibt.