Qu’est-ce qu’une communauté de pratique (CoP) et dans quel contexte est-elle nécessaire ?

Aujourd’hui, il est possible de se référer à la définition proposée par d’Etienne Wenger qui est un théoricien pionnier en matière de communautés de pratiques. (dès les années 1990)  : 

“ Groupe d’individus qui partagent un intérêt, un ensemble de problèmes ou une passion pour un sujet et qui approfondit ses connaissances et son savoir-faire dans ce domaine en interagissant de manière continue. » 

Afin de créer et de développer une communauté de pratique qui vit et qui soit pérenne, il faut en effet s’assurer que les membres partagent des pratiques communes dans un domaine similaire. Ce facteur clé peut toutefois être nuancé, car bien entendu, peuvent se retrouver dans une CoP, des individus qui exercent dans un domaine commun, mais qui n’interviennent pas forcément au même endroit dans la chaîne de valeur. 

Pourquoi mettre en place une CoP ?

Bien entendu, toute entreprise peut initier une communauté de pratique interne. Et il existe plusieurs contextes qui peuvent justifier la création d’une communauté de pratique : 

• Quand les sites de l’entreprise sont géographiquement dispersés et éloignés. En effet, la distance implique souvent de la perdition d’informations et met à mal l’exploitation, le partage et le transfert de connaissances.
• Quand les connaissances stratégiques de l’entreprise sont disséminées, que ce soit dans la tête de différents experts et/ou dans des outils. Le besoin ici est alors de recentrer, structurer et condenser les informations pour retrouver une forme de cohérence. 
• Quand l’organisation devient complexe, et inclut des activités morcelées avec des interlocuteurs experts différents avec des connaissances clé dans des domaines et secteurs variés. Ce qui, encore une fois, ne facilite pas la transmission des informations, connaissances et savoir-faire.

Ainsi, dans ces cas particuliers, la communauté de pratique peut se révéler comme une solution pour ramener plus de cohérence dans le système de management des connaissances, mais aussi pour accompagner le changement en interne plus facilement. En effet, même si la mise en place d’une communauté de pratique peut s’avérer bénéfique pour la croissance des entreprises en assurant la pérennité des connaissance et la monter en compétences des collaborateurs, en instaurant plus de productivité, en fédérant les équipes et en favorisant les synergies, cela implique également des efforts particuliers et un changement de culture d’entreprise. L’enjeu sera alors tout au long du projet de minimiser les efforts notamment en faisant preuve d’ingéniosité et de créativité. 

Comment s’organise une communauté de pratique ?

Qu’est-ce qui distingue une CoP ?

Contrairement à un fonctionnement en réseau, dans lequel les individus interagissent généralement par le biais d’un intermédiaire, au sein d’une communauté de pratique, tous les  membres se connaissent, partagent un intérêt commun et interagissent ensemble. 

À la différence d’un groupe de projet où il y a en général un responsable projet et un planning bien défini avec un début et une fin, la communauté de pratique n’implique pas les mêmes modèles de responsabilités et a une durée de vie indéterminée. La communauté vit le temps que l’ensemble des membres continuent d’y trouver un intérêt. 

Comme évoquée précédemment, la création d’une communauté de pratique doit s’accompagner de la mise en place  d’une gouvernance dédiée. Le rôle de la gouvernance sera notamment de convaincre de l’intérêt de la CoP et de ses avantages en interne, mais aussi d’encourager et de fédérer les collaborateurs autour de cette activité de KM clé pour l’entreprise afin que la communauté crée de la valeur. De plus, la gouvernance doit aussi s’assurer de la cohérence de la communauté vis-à-vis des process existants. Il sera notamment possible de s’appuyer sur l’existant pour favoriser le développement de la communauté de pratique. 

Ensuite, pour faire une bonne communauté de pratique vivante et efficiente, il faut : 

• Un animateur, celui-ci qui n’a pas de responsabilité quant à la réussite de la communauté. Par ailleurs, son rôle est de s’assurer de la disponibilité des membres, de planifier et coordonner les activités. Ce rôle est évolutif est peut-être occupé par différents membres tout au long de la durée de vie de la communauté.
• Que chacun des membres de la communauté s’engage et porte la responsabilité de la qualité des livrables produits et diffusés dans la communauté et à l’extérieur de celle-ci. 
• Que la communauté soit composée de profils de membres variés, des experts bien entendu, des sachants, mais aussi des nouveaux arrivants ou des membres plus novices et expérimentés. 

Le cycle de vie d’une communauté de pratique 

Une communauté de pratiques se construit au travers de quatre étapes distinctes afin qu’elle puisse porter ses fruits. 

La première étape est celle du lancement. Cette étape permet d’initier le projet. Il suffit de deux membres motivés autour d’un sujet pour lancer les prémices, d’une CoP. Cela peut également être une initiative de la gouvernance qui identifie des manques, des lacunes concernant un domaine, un sujet critique et/ou stratégique.

Durant la période de construction de la communauté, l’objectif est d’identifier ses premiers membres, de les sensibiliser et de les embarquer dans le projet. Une bonne pratique ici pour susciter l’engagement de chacun est d’organiser un événement de lancement de la communauté en présence de tous les membres. 

En phase de montée en charge, il convient d’attirer de nouveaux membres, d’encourager les participants à interagir et de s’efforcer d’obtenir des résultats concrets démontrant l’efficacité de la communauté et valorisant ses acteurs. 

Passés ces premières étapes, le fonctionnement en communauté doit devenir une routine dans le quotidien du travail de ses membres. Il est alors nécessaire de renouveler les objectifs à atteindre, de continuer à évaluer les résultats obtenus, d’entretenir la dynamique et de rester vigilant à d’éventuelles difficultés.

Un des points clé dans la vie d’une communauté est la communication, que ce soit au sein de la communauté, mais aussi à l’extérieur de celle-ci. 

Une CoP a vocation à faire grandir les connaissances et compétences de chacun des membres, mais aussi la création de base de connaissances communes qui peuvent être capitalisées au sein de l’ensemble de l’organisation. Ainsi, la communication autour du projet de CoP est un enjeu transversal. 

C’est le rôle de la gouvernance de définir la stratégie et les modes de communication de la communauté de pratique notamment vers l’externe. De plus, chacun des membres doit se sentir responsable de la diffusion et de la transmission des informations et livrables dans leur environnement.

Pour conclure, il faut rappeler que les entreprises avec des communautés de pratique efficientes leur attribuent des bénéfices extrêmement importants tant au niveau de gains de performance métier que de l’accélération de la montée en compétences des personnes. 

Ces bénéfices sont obtenus si l’énergie injectée au démarrage est suffisante et que l’effort s’inscrit dans la durée sachant que, couramment, entre 6 et 12 mois sont nécessaires pour lancer une dynamique collective. L’un des principaux facteurs de succès est de donner du sens à l’initiative à la fois pour l’organisation et pour chaque participant.