Comment digitaliser votre gestion des audits ?

Vers une digitalisation des processus d’audits qualité

La vérification d’un système de management de la qualité passe par la mise en place d’audits. Il s’agit de processus, continus et nécessaires, suivant certaines méthodologies, qu’ils soient internes ou externes à votre entreprise. Ces derniers couvrent et contrôlent de nombreux processus : organisation du travail, équipement, personnel, processus en entreprise… La complexité de la gestion de tous ces audits auxquels vous pouvez faire face peut impacter l’organisation interne, et on observe une tendance à la digitalisation des processus d’audits qualité. Mais qu’entend-on précisément par digitalisation ou mise en place d’un système. Quels en sont les principaux avantages ? C’est ce que nous allons développer dans cet article.

Gérer l’intégralité du cycle de vie de vos audits

L’audit qualité est une démarche qui se doit d’être gérée de bout en bout. Ainsi, les systèmes de gestion des audits permettent de bénéficier d’une gestion du cycle de vie de ces audits, de la programmation à la planification jusqu’à la réalisation d’un rapport final. Sans oublier les axes d’amélioration pour corriger les non-conformités. Ainsi, l’identification des problèmes, leur déclaration et le suivi des actions correctives permettent d’identifier les écarts, tout en permettant la traçabilité sur toutes les actions qui ont été effectuées. Certains audits sont dits périodiques, autrement dit des audits qui sont menés de manière récurrente. Cela concerne différents niveaux de processus, pouvant aller du simple contrôle quotidien aux contrôles normatifs tous les 3 ans. Il est important de pouvoir planifier l’exécution de ces audits en avance, afin d’avoir une vision complète sur la planification. D’autre part, certains audits peuvent survenir de manière non-planifiés, autrement dit comme plan d’action suite à l’identification d’une non-conformité. Il faut donc également prendre en compte ces identifications de non-conformités afin de planifier l’audit approprié.

Adapter le processus en fonction du type d’audit géré

Comme évoqué précédemment, le processus d’audit qualité peut revêtir de nombreuses formes. De ce fait, le processus mis en place pour la gestion de l’audit ne sera pas systématiquement le même, nécessitant de garder une flexibilité sur ce dernier. Dans cette section, nous détaillerons les différents types d’audits internes que les systèmes de gestion des audits peuvent prendre en charge.

En effet, un audit qualité peut concerner votre produit (audit produit), afin de vérifier la conformité de ce dernier face aux exigences définies. Un audit processus se concentrera sur la qualité et la conformité d’un processus productif, tandis qu’un audit d’organisation portera sur tout ou partie de la qualité de votre organisation. Ainsi, la réalisation de votre audit peut revêtir plusieurs formes, parmi lesquelles on retrouve des vérifications de machines, des tests de performance, mais aussi des entretiens personnels, des formulaires, des reporting sur mesure ou encore une collecte de données.

Ces audits internes à l’entreprise impliquent votre personnel, et il peut être intéressant de mettre en place un principe de Layered Process Audit (Vérification du respect du standard). L’intérêt est ici d’auditer vos propres processus d’audits. Plus simplement, il s’agit d’une vérification quotidienne qui consiste à tirer au sort chaque jour un collaborateur quelque soit son niveau hiérarchique et de lui poser des questions liées aux audits associés à une norme. Cela permet sur le long terme de détecter les défauts en vérifiant de manière répétée le suivi des processus par les collaborateurs, et donc d’améliorer de manière globale son système de management de la qualité.

Adapter votre processus aux parties prenantes

Au-delà des types d’audits internes vus ci-dessus, certains audits qualité impliquent des parties prenantes qu’il va falloir prendre en considération. Tout d’abord, vis-à-vis de vos fournisseurs. En effet, ceux-ci impactent directement votre production, et l’intérêt d’avoir un système de gestion des audits qualité dédié est double : d’une part, vérifier la conformité aux exigences de votre fournisseur afin de maximiser votre production, et d’autre part un gain de temps sur la réalisation de cette vérification. Il en va de même pour vos clients, afin de vérifier vos engagements par rapport à ces derniers. L’intérêt est ici d’augmenter la satisfaction client.

Enfin, il est également important de prendre en considération les tierces parties, au travers d’audits appelés audits de certification. En effet, le management de votre qualité peut-être certifié, il est donc important de faciliter la conformité aux normes en vigueur. On pense bien sûr à la norme ISO 9001 et ISO 19 011, mais de nombreuses autres normes peuvent concerner un système de management de la qualité, selon le secteur d’activité concerné (ISO 13485 (Dispositifs médicaux), IATF 16949 (Automobile), HACCP (Points critiques), QUALIBAT (Construction), ISO 22000 (agro-alimentaire), MASE (Santé, sécurité, environnement), TS/TS1949 (Automobile), ISO 50001 (Énergie), ISO 17025 (Laboratoires) etc.) 

Un système de gestion des audits qualité vous permet de pousser de l’information envers toutes ces parties prenantes, internes comme externes. L’objectif étant d’être en mesure de prendre des décisions vis-à-vis des résultats obtenus.

Faciliter votre prise de décision en capitalisant les connaissances issues de vos audits

La prise de décision en entreprise, d’autant plus sur le management de la qualité, nécessite de nombreuses informations qu’il est parfois difficile d’obtenir. C’est pourquoi une traçabilité complète sur les audits déjà effectués semble primordiale. En effet, un système de gestion des audits permet d’avoir rapidement accès à une information formalisée, voire à un ensemble de résultats sur plusieurs processus, amenant à une évaluation formelle de tout ou partie du système de management de la qualité. Concrètement, cela vous permet de définir et d’évaluer la performance des axes d’amélioration, et de définir des points de vigilance.

Ces points de vigilance sont repérables par des modules statistiques ou d’analyse. L’importance de la capitalisation et de l’exploitation des résultats n’est pas à négliger, et permet donc une prise de décision efficace. De plus, vous pouvez vous baser sur une évaluation des risques encourus afin de les réduire au maximum.

Concrètement, quelles sont les fonctionnalités attendues d’un système de gestion des audits ?

Maintenant que nous avons défini les bénéfices d’adopter une solution de gestion des audits, il reste à choisir laquelle. Il va être important de sélectionner une solution prenant en compte dans la gestion des audits en entreprise les phases et points suivants :

• Pour la déclaration de non-conformité dans le cas d’un audit lié à une défaillance, veillez à avoir un portail utilisateur permettant une gestion des droits et des actions de vos collaborateurs. De ce fait, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur toutes les non-conformités nécessitant d’être auditées.
• Pour la planification des audits, privilégiez un plan d’audits pour la hiérarchisation et l’exécution de ceux-ci en temps voulu.
• Quant à l’exécution et suivi des actions, il est incontournable de bénéficier d’un solide workflow de validation et des alertes automatiques, permettant la validation des tâches effectuées et le suivi en temps réel de toutes les opérations liées à l’audit. Veillez également à une génération de mail automatique pour optimiser le suivi des tâches.
• Après la réalisation des opérations de l’audit qualité, favorisez une génération automatique de rapports permettant gain de temps et d’efficacité. De plus, bénéficiez d’un audit trail par la norme CFR 21 part 11.
• Enfin, comme énoncé dans l’article, il est important de valoriser l’information. Facilitez l’acquisition d’information par des outils puissants de recherche, telle que la sélection multicritère.

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