1. Automatisez le plus de processus possible
Ce n’est pas un secret, la clé de la performance se trouve dans l’automatisation des tâches à plus faible valeur ajoutée. Pour ce faire, nous ne pouvons que vous conseiller de vous tourner vers des logiciels dédiés tels qu’une GMAO (Gestion de la maintenance assistée par ordinateur). En effet, ces logiciels comme TEEXMA® GMAO permettent une mise en pratique formalisée et rapide de tous les processus de maintenance, tout en assurant un ROI rapide et fort et en gardant la mainmise via la paramétrabilité du logiciel.
Une GMAO facilite la communication en faisant transiter toutes les informations par un seul et même outil central, facilite l’aspect administratif et automatise bon nombre de processus (émission de documents, contrôle suivi et actualisation, tracking des véhicules, contrôle technique, planification).
Néanmoins, que vous passiez par une GMAO ou non, d’autres points restent à veiller pour optimiser votre processus de maintenance de flotte automobile.
2. Facilitez votre approvisionnement
La maintenance d’un parc automobile, surtout si la taille de celui-ci est importante, nécessite un approvisionnement facile et rapide en pièces de rechange et consommables. Certaines GMAO disposent de modules d’achat, vous permettant de gérer le processus d’achat de vos pièces et consommables du devis jusqu’à la réception. La réduction du temps nécessaire et de l’aspect administratif est ici importante, et vous permettra d’accroître votre efficacité. Ce conseil est associé au conseil suivant.
3. Gérez vos stocks
Un approvisionnement en pièces et consommables, à moins d’en commander une quantité exacte, implique toujours de la gestion de stocks. Deux composantes sont à prendre en considération. D’une part, le niveau de vos stocks. Des indicateurs précis sur la quantité en stock permettent de garder le juste niveau en fonction des besoins par la définition de seuils d’alertes. D’autre part, les mouvements liés à votre stock. Gardez une traçabilité sur les entrées et sorties, et localisez l’emplacement de vos pièces.
Une GMAO vous permet entre autres d’avoir une mise à jour en temps réel du stock selon la réception ou l’utilisation des pièces. Le transfert de stock peut également être pris en charge selon votre besoin, tout comme les inventaires.
4. Gérez votre personnel et planifiez vos interventions
Au-delà de l’aspect logistique de la maintenance, l’expertise et la gestion des ressources humaines n’est pas à négliger. Ainsi, il va être important de faciliter l’accès à toutes les informations gravitant autour de vos ressources humaines, afin de pouvoir les allouer efficacement aux activités de maintenance. en fonction de leurs disponibilités et compétences ou habilitations. Chaque changement d’étape du processus doit faire l’objet d’une traçabilité et que les utilisateurs soient notifiés.
L’application permet également de disposer d’une interface mobile, afin que vos techniciens de maintenance puissent directement renseigner les informations nécessaires depuis le terrain, et ainsi éviter la double saisie.
5. Capitalisez vos connaissances
Comme dit précédemment, la maintenance d’un véhicule automobile est un métier riche et complexe. Afin d’optimiser le savoir-faire de vos experts, il va être important de capitaliser, valoriser et diffuser leurs connaissances au sein de votre service. Pour ce faire, privilégiez un référentiel métier complet, facile à compléter et à diffuser. Cela permettra de valoriser vos bonnes pratiques, retours d’expériences afin de ne pas refaire les mêmes erreurs, et de faciliter le départ et le remplacement de vos experts. Par exemple, il est pertinent de faire évoluer vos gammes de maintenances en fonction des retours du terrain.
6. Assurez une traçabilité sur vos documents
Enfin, d’un point de vue administratif, il ne faut pas négliger la gestion des documents liés à la maintenance. En effet, afin d’identifier des tendances, garantir une traçabilité et valoriser les données techniques, une utilisation correcte des documents de maintenance est nécessaire. Certaines GMAO peuvent vous proposer une GED technique (Gestion électronique de document). Ce genre de module automatise la validation de documents, le versionnage et l’archivage, ainsi que l’extraction. Ces documents, tels que des rapports, sont également des sources d’informations à exploiter pour vos experts, veillez donc à la bonne diffusion de ces derniers.