Dans un environnement en constante évolution, le changement est un passage inévitable pour la survie des entreprises en recherche de compétitivité permanente. Cependant, les répercussions peuvent être différentes selon la manière dont il est conduit. En ce sens, la mise en place d’un processus de change control au sein du Système de Management de la Qualité (SMQ), des entreprises s’impose comme une solution indispensable pour sécuriser la qualité des produits.
Un SMQ est défini comme un système formalisé de processus, procédures et responsabilités dont le but est de mettre en œuvre les politiques et objectifs des entreprises en termes de qualité. Par ses objectifs d’identification, d’organisation et d’amélioration des processus, il permet notamment d’agir de manière significative sur l’efficacité et la performance continue de l’organisation. Encadré par la norme internationale ISO 9001, ce système de management de la qualité assure la certification d’une production uniforme et d’une qualité optimale. De ce fait, elle représente un véritable outil permettant d’encadrer tout type de secteur d’activité et est déclinable de manière à pouvoir s’adresser à des marchés particuliers.
L’une des exigences formalisant l’ISO 9001 concerne la gestion des changements. En d’autres termes, la norme consigne l’évaluation des impacts d’un changement avant son application, les risques qui y sont associés et les écarts qui peuvent survenir suite à sa mise en place. L’évolution et l’innovation s’inscrivant comme étant le cœur stratégique des entreprises modernes, l’intégration de la gestion des modifications se révèle donc cruciale. Cela se traduit par des références inclues dans la norme à ce sujet tel que :
L’étude et la maîtrise des modifications relatives à la production ou à la prestation de service dans une mesure suffisante pour assurer le maintien de la conformité aux exigences
La gestion des modifications s’inscrit dans un cadre formalisé et implique une interaction continue entre les acteurs du changement. Il s’agit avant tout d’identifier le changement afin de déterminer sa faisabilité ainsi que de déterminer l’importance des modifications qui en découlent.
La deuxième étape est d’évaluer les potentiels impacts pour pouvoir définir un plan d’action avant et après changement. Cette étape est notamment réalisée par un comité d’experts et nécessite, entre autres, de fixer des priorités, des objectifs à atteindre, de mettre en place des critères de vérification, d’établir une durée estimée ainsi que des coûts prévisionnels.
Si le plan d’action avant changement est validé, la réalisation de ce dernier est tracée conformément aux procédures documentées et répartie aux différents intervenants concernés qui vont entamer les actions planifiées. En revanche, si le plan d’action avant changement est rejeté, cela nécessite de déterminer de nouvelles opérations intégrant les risques et impacts connus qui seront soumises à une nouvelle validation.
Dans le cas où le plan avant changement a été approuvé, ce processus se conclut par l’évaluation de l’efficacité de l’après changement pour s’assurer qu’il répond bien aux exigences et vérifier que cette modification n’a pas généré de nouveaux risques et impacts à traiter.
Les activités s’articulant conjointement les unes avec les autres, un changement sur un produit ou service peut avoir des répercussions majeures sur l’ensemble d’une organisation dont :
En conséquence, les avantages liés à ce processus de gestion des changements sont multiples. Il peut en premier lieu s’agir d’une question de conformité réglementaire. De nombreux secteurs d’activité sont aujourd’hui encadrés par des réglementations exigeantes et des normes strictes faisant du contrôle des changements une priorité et un excellent levier pour garantir la sécurité des produits ou services.
Le deuxième point important est celui du maintien de la qualité. Une modification effectuée sur un produit ou service peut affecter la qualité de ce dernier. La gestion des modifications permet ainsi de les encadrer et de les documenter de sorte à ne pas altérer la conformité.
Par ailleurs, les changements peuvent générer des risques dont il est possible de minimiser les effets en évaluant les impacts potentiels de chaque modification en mettant en place des mesures correctrices pour les atténuer.
En outre, la gestion des modifications est facteur d’amélioration de l’efficacité opérationnelle par la garantie de la planification, du suivi et de la documentation des changements. C’est en effet un moyen pertinent pour réduire les erreurs, les pertes de temps et renforcer la collaboration entre les différentes parties prenantes.
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