Dans l’univers actuel de la production, la gestion des workflows est devenue essentielle pour rester compétitif et relever les défis de notre ère numérique. Imaginez un orchestre bien coordonné, où chaque musicien joue sa partition à la perfection, créant une vraie harmonie. De la même manière, la gestion des flux de travail est une symphonie de processus interconnectés qui vous permettent d’atteindre l’efficacité et la productivité maximale. Si vous souhaitez comprendre quels sont les enjeux d’un tel système, comment le mettre en place et quels avantages en tirer, cet article est fait pour vous !
Un processus est une séquence coordonnées et interdépendantes d’activité entreprises dans le but d’atteindre un objectif spécifique. Il implique l’exécution ordonnée d’étapes ou d’actions pour produire un résultat attendu. Sa gestion vous permet ainsi d’instaurer un workflow continu au sein de vos industries en vous guidant dans la réalisation de vos objectifs. En effet, cette gestion des flux de travail se traduit par la définition temporelle des tâches métier, facilitant ainsi la transition d’une étape à l’autre après leur exécution.
L’introduction d’un tel outil numérique au sein de votre organisation vous permet d’analyser vos processus, d’évaluer leur performance et leur suivi, et d’ainsi déterminer si des modifications sont nécessaires pour améliorer le modèle existant. Si les résultats escomptés ne sont pas obtenus, il peut également conduire à la modélisation d‘un nouveau modèle. Cela vous permet de gérer plus efficacement vos processus dans les opérations quotidiennes, et d’utiliser ces informations pour prendre des décisions stratégiques éclairées. De plus, en facilitant la circulation des flux d’information entre les différentes parties prenantes et en vous fournissant un stockage adapté, la gestion des workflow favorise l’amélioration de vos processus de manière continue.
Ce système vous offre également la possibilité de numériser vos activités, auparavant effectuées manuellement, par des processus automatisés. Il vous permet également de centraliser et de stocker vos données relatives aux performances pour une analyse de ces dernières en temps réel.
L’implémentation d’un workflow représente une phase essentielle pour la maximisation de vos processus métier dans l’atteinte de vos objectifs de manière efficiente. A cet effet, il convient de respecter certaines étapes.
Tout d’abord, il s’agit d’identifier les processus à automatiser au sein de votre organisation, en se basant sur leurs performances. Il peut s’agir des formations, plans d’actions, gestion des non-conformités ou encore de la validation des documents. Cela nécessite, pour chaque processus, d’en comprendre les objectifs métiers afin de définir sur quelles étapes l’automatisation peut être réalisée.
La seconde étape consiste en la modélisation de ces derniers. Chaque processus est divisé en étapes distinctes dans l’ordre de réalisation. Le paramétrage de ces étapes permet d’associer à chaque processus les usages logiques, c’est-à-dire les tâches qui y sont associées, les rôles des différents intervenants ainsi que leurs responsabilités à chaque étape du workflow, en désignant les équipes chargées de les accomplir.
Ensuite, il s’agit d’implémenter des automatismes. Cette phase consiste en la numérisation des tâches des processus qui sont généralement effectuées de manière répétitives et manuelles. Cela peut notamment se traduire par l’envoie de mails, de notifications, l’identification du statut des tâches, l’élaboration de rapports ou encore de calculs. Elles sont donc plus propices aux erreurs et aux retards d’exécution. En ce sens, l’automatisation des vos activités permet une productivité renforcée et un gain de temps significatif dans la réalisation de vos objectifs.
Une fois les processus automatisés dans un logiciel dédié au paramétrage de flux métiers, il est important de les connecter aux outils déjà mis en place au sein de votre structure tels que l’ERP ou les logiciels de gestion de projet par exemple. Cette intégration favorise l’harmonisation des données entre les différents outils et facilite de ce fait les saisies ainsi que les échanges d’informations collectives.
Enfin, la dernière étape concerne le suivi et l’évaluation. Elle veille à la traçabilité des étapes du workflow réalisé par les utilisateurs, et fournit ainsi un suivi pour mesurer l’efficacité des processus. Par le calcul d’indicateurs de performance et les retours d’expérience, tels que la taux de conformité ou le taux d’erreur, cette traçabilité permet d’identifier les éventuels points d’amélioration et assure une optimisation continue des processus métiers.
La mise en place d’un tel système présente un certain nombre d’avantages. Il vous permet dans un premier temps de simplifier et d’améliorer vos procédures en automatisant vos activités quotidiennes. Cette numérisation vous permet ainsi de réduire vos tâches les moins productives et de concentrer vos efforts sur celles qui nécessitent davantage d’attention. L’introduction d’une gestion des flux de travail vous permet ainsi de booster votre productivité et d’optimiser la charge de travail au sein de vos ateliers tout en fiabilisant les données.
De plus, cette installation vous aide également à piloter, de manière renforcée, la performance de vos processus par un suivi continu. En effet, cette traçabilité vous guide à travers les différentes étapes pour évaluer en permanence leur degré de qualité et vous permet, grâce à ces flux d’informations en temps réel, de prendre les décisions stratégiques adéquates de manière à vous inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Il vous est ainsi possible de détecter les activités à forte valeur ajoutée au sein de vos processus. A contrario, il est également possible d’identifier celles qui ont tendance à les freiner pour procéder à des modifications ou de nouvelles créations, diminuant ainsi les pertes d’efficacité.
Vos équipes bénéficient également d’une telle installation. La mise en œuvre d’un workflow favorise la transparence totale dans la diffusion de l’information, ce qui facilite ainsi la définition précise des rôles et des responsabilités de chaque membre de l’équipe pour chacune des tâches assignées. Dans la même idée, cela instaure une communication fluide au sein de vos équipes, ce qui centralise les informations et évite les aller-retours superflus au sein de vos processus. Le partage des connaissances est ainsi facilité et le système de communication assuré.
Enfin, une meilleure gestion du flux de travail de vos équipes garantit une amélioration de la satisfaction de vos clients en réduisant les délais de traitement et de livraison, ainsi qu’en assurant une qualité de service optimale.
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