La connaissance est le capital le plus précieux d’une organisation mais aussi le plus difficile à gérer. Plus une entreprise se développe, plus son savoir collectif grandit et devient plus difficile d’accès, voire parfois obsolète, se transformant d’un atout stratégique en données inutilisables. Imaginez une bibliothèque où personne n’aurait rangé les livres depuis des années. Certains ouvrages sont dépassés mais restent sur les étagères. D’autres sont dispersés en double, voire en triple exemplaires et des sections entières restent vides, avec juste des panneaux indiquant « Indisponibles ».
C’est exactement ce qui se passe dans la plupart des bases de connaissances d’entreprise. Et pourtant, la capacité d’une organisation à exploiter, organiser et rendre accessible son savoir collectif peut faire la différence entre le progrès et la stagnation. La gestion des connaissances (Knowledge Management) est le processus visant à identifier, collecter, stocker, formaliser, capitaliser et partager les connaissances qui conduisent en aval à prendre des décisions et des actions efficaces.
En théorie, la base de connaissances est le lieu de référence pour trouver les connaissances à valeur ajoutée de l’entreprise, communément appelée la “Single source of Truth” chez les experts, c’est l’incontournable des nouveaux arrivants. Cependant, dans la pratique elle se transforme souvent en un labyrinthe de documents inachevés, dupliqués et obsolètes qui décourage les collaborateurs à chercher leurs informations aux bons endroits. Au lieu de trouver des réponses, les employés retournent aux anciens réflexes pour demander des informations qui devraient être facilement accessibles. Pire encore, à l’heure où les technologies d’Intelligence Artificielle esquissent des promesses de performances, ces labyrinthes documentaires ne leur permettent pas d’exploiter les connaissances au niveau attendu !
Le défi est donc de garantir la pérennité et la résilience de l’entreprise grâce à un savoir commun vérifié et approuvé. Combien de fois vos équipes ont-elles dû « réinventer la roue » parce qu’elles ignoraient qu’une solution similaire avait déjà été trouvée il y a trois ans sur un autre projet ou dans un autre département ? Le KM permet donc de sécuriser les savoirs critiques tout en les partageant. En cartographiant les connaissances rares et en organisant leur transmission avant les départs clés, vous assurez la continuité de vos opérations et évitez des pertes financières liées à la répétition d’erreurs passées.
L’enjeu est d’arriver à une gestion fluide des savoirs qui sera aussi le moteur de l’accélération de l’innovation. L’innovation naît rarement d’un génie isolé, mais de la convergence entre des idées existantes. En décloisonnant les silos, le KM favorise la fertilisation croisée : un ingénieur R&D peut ainsi débloquer une situation grâce au retour d’expérience d’un technicien terrain.
Enfin, l’impact est immédiat sur l’efficacité opérationnelle. Sachant que les collaborateurs passent jusqu’à 20% de leur temps à chercher une information, structurer l’accès au savoir devient un gisement de productivité colossal. L’objectif est simple : permettre à vos équipes de se concentrer sur leur valeur ajoutée (décider et agir) plutôt que de chasser l’information.
Une fois la nécessité stratégique de la gestion des connaissances établie, la question est : comment la mettre en œuvre sans aboutir à un système trop complexe ou lourd ? Une erreur fréquente est de penser que la solution est purement logicielle ou a contrario, uniquement organisationnelle. Plus de 30 ans d’expérience de BASSETTI démontre qu’un système KM efficace et durable est un système KM qui s’appuie sur chacun de ces quatre piliers : l’Humain, les Processus, la Gouvernance et la Technologie
Tout commence par l’Humain, c’est le véritable moteur. C’est aussi le pilier le plus critique. Vous pouvez déployer les meilleurs logiciels, IA, technologies du marché, si la culture d’entreprise ne valorise pas le partage, ils resteront vides. Il est donc crucial d’instaurer une culture de transfert des connaissances et compétences où l’expert est reconnu non seulement pour ce qu’il sait, mais aussi pour ce qu’il enseigne aux autres. Favoriser la création de filières d’expertise ou l’animation de communautés de pratiques sont ici essentiels.
Mais la bonne volonté ne suffit pas, il faut structurer la démarche par des processus clairs. C’est la route que le savoir doit emprunter. Il s’agit de définir comment identifier une connaissance critique, comment la capturer et surtout la rendre actionnable au moment où l’on a besoin de cette connaissance. Ce qui implique une validation stricte pour garantir la fiabilité de la connaissance, mais aussi une participation de tous pour donner du sens au système KM. Ces processus doivent s’insérer naturellement dans le flux de travail quotidien pour ne pas être vus comme une contrainte administrative.
Pour maintenir le cap sur la durée, la Gouvernance est indispensable. Elle agit comme la tour de contrôle du système. Elle repose d’abord sur un sponsoring fort : l’implication visible de la direction est le signal que la démarche est bien stratégique. Sans ce « parrainage », les initiatives ont tendance à s’essouffler souvent face aux urgences opérationnelles. Ensuite, la gouvernance instaure des mécanismes de contrôle et de pilotage. Il ne s’agit pas seulement de surveiller, mais de mesurer l’efficacité : qui contribue ? La donnée est-elle à jour ? Le système génère-t-il de la valeur ? En définissant clairement les rôles et les responsabilités, la gouvernance assure l’alignement entre le capital savoir et la stratégie de l’entreprise.
Enfin, pour élever ces 3 premiers piliers, vient la technologie. L’outil est le véhicule, pas le conducteur. Bases de connaissances, wikis d’entreprise, moteurs de recherche sémantiques et agents d’intelligence artificielle sont là pour faciliter le stockage et la réutilisation. Ils doivent être intuitifs, ergonomiques et connectés aux outils métiers pour rendre le savoir disponible en un clic.
Pour développer une bonne gestion des connaissances, le défi majeur reste l’échelle et la quantité d’information à traiter. C’est là que les plateformes de gestion de connaissances et les nouvelles technologies entrent en jeu et facilitent la gestion des connaissances. C’est le moteur qui permet à une stratégie de Knowledge Management de prendre vie à l’échelle de l’entreprise. Si les anciens systèmes se concentrent sur le stockage (l’archive, la GED), les plateformes de KM modernes se concentrent sur la connexion et le contexte.
La véritable force du KM n’est pas de sauvegarder un document, mais de tisser des liens entre des savoirs de natures très différentes. Une plateforme efficace agit comme un système nerveux central : elle relie les connaissances explicites structurées (comme les spécifications d’un matériau, les résultats d’un essai, ou les étapes d’un processus) aux connaissances tacites (comme un retour d’expérience, une « bonne pratique » de conception, ou une solution à un problème passé).
Plus important encore, elle connecte ce savoir aux individus et permet d’identifier les experts qui ont formalisé leur savoir tacite. Dans un contexte KM, c’est là que les plateformes couplées à de l’IA deviennent un véritable atout de performance :
La technologie est donc un levier essentiel pour le KM : d’une bibliothèque “labyrinthe”, elle devient une aide proactive et intelligente.
En définitive, lorsque l’on couple une technologie intelligente guidée par une stratégie humaine, les entreprises peuvent transformer leur «labyrinthe de connaissances » en un atout stratégique. Parmi les solutions numériques disponibles, notre outil TEEXMA for KM se démarque en tant qu’outil spécialement conçu pour le KM et permet de valoriser, sécuriser et capitaliser les connaissances. Notre technologie offre un cadre structuré pour la capitalisation des expertises, l’organisation des retours d’expérience et leur mise à disposition à tous les collaborateurs.
Dans des environnements où les savoirs techniques sont complexes et critiques – aéronautique, énergie, ingénierie, médical -, TEEXMA facilite la mise en circulation des connaissances et évite leur dilution dans des silos.
Nous vous invitons à découvrir notre solution TEEXMA for KM ainsi qu’à nous contacter afin de discuter autour de votre gestion des connaissances, notre équipe saura prendre en compte vos problématiques et vous conseiller au mieux.
