Une demande d’analyse arrive au laboratoire. Un technicien note manuellement l’échantillon, la date et la liste des essais à réaliser dans le cahier de suivi. Par erreur, une étiquette peut être collée sur le mauvais échantillon. Un collègue retranscrit la référence de la demande et de l’échantillon à tester dans un fichier Excel. Les plans de contrôle et la planification des essais sont alors définis par le responsable, à partir des informations qu’il trouve dans le document Excel. Seulement, sans s’en rendre compte, il consulte une ancienne version du document et les tests planifiés ne sont pas les bons. Enfin, l’équipe de production attend que le statut de libération du lot soit mis à jour dans l’Excel afin de pouvoir commencer ses tâches. Mais alors que le test est bien terminé, le statut n’a pas encore été mis à jour, l’équipe perd du temps et vos projets prennent alors du retard.
Une semaine plus tard, lors d’un audit, on vous demande de retrouver la méthodologie exacte utilisée pour un lot précis, et la chasse au trésor commence.
Si ce scénario vous semble familier, ne vous découragez pas : de nombreux laboratoires, malgré des équipes brillantes, sont victimes d’un chaos organisationnel silencieux. Dans cet article,vous allez découvrir comment identifier les points de difficulté de votre laboratoire, et reprendre le contrôle face à ces détails qui font la différence auprès de vos concurrents.
La première étape est de bien identifier les difficultés rencontrées pour pouvoir les traiter correctement et les éliminer définitivement. Voici une liste de cas de figure que vous et votre laboratoire êtes susceptible de rencontrer au quotidien :
Si votre laboratoire fait face à au moins une de ces difficultés, alors il est probable que sa productivité s’en trouve challengée.
Ces symptômes peuvent avoir de sérieuses conséquences sur votre laboratoire et vos activités futures, et vous exposer à différentes sanctions :
Souvent, tout est lié et une sanction en entraîne une autre.
Les causes de l’apparition de ces symptômes sont multiples. La deuxième étape est d’identifier les causes pour arrêter l’hémorragie à la source. Voyons maintenant la possible cause pour chacun des symptômes énoncés précédemment :
Symptomes
Cause
Retard dans la libération des lots
Mauvaise planification
Nombre d’échantillons en attente d’analyse qui ne diminue pas
Mauvaise gestion des équipements et des habilitations, absence de sauvegarde automatique, manque de formation.
Difficulté à rassembler les documents lors des audits
Gestion documentaire manuelle et dispersée
Retard dans vos projets
Surcharge des ressources (personnel, équipement), absence de communication entre chaque étape du projet
Pannes fréquentes des équipements
Maintenance insuffisante
Ruptures de stock fréquentes de réactifs et/ou consommables
Mauvaise gestion des stocks
Difficulté à transmettre vos méthodes habituelles à vos nouveaux collaborateurs
Absence de documentation claire sur les méthodes de travail
Finalement, le vrai coupable de la dégradation de votre système d’activité, c’est la non-continuité entre vos différentes activités. La production de données est fragmentée, ce qui forme des silos d’informations.
Ceci n’est pas une fatalité, il existe des solutions. Imaginez un laboratoire unifié. Un laboratoire où :
Tout ceci est rendu possible grâce au Laboratory Information Management System (LIMS) et au Laboratory Execution System (LES). Depuis une seule et même plateforme, il est désormais possible de gérer le cycle de vie de vos échantillons, le contrôle qualité de vos expériences, en passant par la maintenance de vos équipements et la gestion de vos stocks, mais aussi en facilitant la communication entre vos équipes des différents secteurs. La traçabilité est au rendez-vous à chaque étape du processus, car automatiquement enregistrée par la plateforme. La performance générale de votre laboratoire s’en trouve boostée, et surtout, facilitée.
Continuer à jongler avec Excel et les cahiers papier est devenu plus coûteux que de s’organiser. Vous perdez en temps, en conformité et en compétitivité. La bonne nouvelle, c’est que des solutions existent pour lier ces différentes étapes (la recherche, la qualité et la production) en une seule plateforme fluide : le LIMS.
