Suite à votre grand intérêt pour notre Webinar “le rôle du Knowledge Manager” et face aux nombreuses questions soulevées lors de celui-ci, il nous a semblé crucial de revenir par écrit sur la pertinence de ce rôle stratégique.
Longtemps invisible ou confondue avec la simple gestion documentaire, la fonction de Knowledge Manager sort enfin de l’ombre. Pendant deux décennies, une erreur de jugement a persisté dans l’industrie : croire que le savoir se gérait tout seul, ou qu’il suffisait de ranger des fichiers pour sécuriser l’expertise.
Faute de pilote dédié, la gestion des connaissances est restée une responsabilité orpheline, souvent diluée entre la Qualité, la DSI et les RH, cantonnée à des tâches administratives. La fonction de Knowledge Manager était souvent rattachée aux services généraux ou à la documentation, il était vu comme celui qui « rangeait les dossiers » pour que l’ISO 9001 soit validée.
Face à la complexité des systèmes industriels et à l’irruption de l’IA, le Knowledge Manager n’est plus un support : il est un stratège.
Comme le disait Peter Drucker : « La connaissance est notre première source de richesse ». Cependant, cette richesse est volatile. Aujourd’hui, les entreprises font face à un défi démographique majeur : plus de 40 % des salariés ont entre 50 et 65 ans. Leurs départs en retraite imminents menacent de faire disparaître des décennies d’expertise critique, souvent non documentée.
Paradoxalement, alors que la majorité des connaissances tacites est non formalisée, les bases de connaissances sont souvent saturées d’informations inutiles ou obsolètes et mal renseignées par manque de rigueur. Le Knowledge Manager se doit alors d’être l’architecte de l’intelligence collective. Le Knowledge Manager opère aujourd’hui dans l’objectif de stocker le savoir, le structurer pour ensuite pouvoir le rendre actionnable.
De l’expérience individuelle au capital d’entreprise. La capitalisation est au cœur de cette architecture. Trop souvent, le savoir reste dans la tête des collaborateurs. Il faut donc identifier où se trouve la connaissance critique. Quels sont les domaines d’expertise qui créent de la valeur ajoutée ? Qui sont les détenteurs des savoirs indispensables à la continuité des activités ? Le Knowledge Manager intervient pour créer une vision stratégique : il doit capter ce capital immatériel, le formaliser et l’intégrer au patrimoine de l’entreprise pour qu’il soit mobilisé au meilleur moment, par ceux qui en ont besoin.
Il ne s’agit pas simplement d’archiver le passé, mais de constituer un socle de référence solide sur lequel l’organisation peut s’appuyer pour construire son futur.
La première barrière à la circulation du savoir n’est jamais technique, elle est humaine et organisationnelle. Ce défi concerne toutes les entreprises et tous les facilitateurs à la gestion des connaissances, quelle que soit leur taille.
Même dans les structures à taille humaine, la connaissance tend naturellement à se disperser. Pris par le quotidien, les services se focalisent sur leurs urgences : la R&D échange moins spontanément avec la Production, et le dialogue entre les experts historiques et les nouveaux arrivants ne se fait pas toujours naturellement. Ce ne sont pas forcément des murs infranchissables, mais des habitudes de travail cloisonnées qui, mises bout à bout, freinent l’agilité collective.
Dans les petites équipes, la transmission des savoirs se fait souvent spontanément et sans cadre, par obligation de faire circuler rapidement les connaissances nécessaires au développement des activités. Mais lors d’une croissance rapide, d’une expansion ou dans une culture de travail à distance fortement asynchrone, il devient impératif d’avoir un knowledge manager pour capter et capitaliser. Cette supervision humaine est essentielle pour mettre en œuvre une stratégie de KM, créer une culture de collaboration via la formation et la reconnaissance, et garantir que les informations soient gérées efficacement. La période post-Covid a rendu ces mécanismes encore plus critiques. Elle a créé une rupture : pendant les confinements, l’information s’est massivement transmise oralement via des visioconférences, sans être capitalisée. En parallèle, des centaines de documents noyant des pépites de connaissances au milieu d’informations ROT (redondante, obsolète, triviale) échangés via des Chats accessibles aux seuls membres d’une équipe temporaire. Aujourd’hui, les entreprises font face aux conséquences de cette infobésité du savoir.
Il faut donc bâtir des ponts plutôt que des murs. Le Manager des connaissances veille à concevoir des espaces – numériques et/ou sociaux – où l’information circule, où chacun se sent libre et légitime d’apporter sa contribution, pour transformer des sommes d’expertises individuelles en un capital commun.
Bien que les “knowledge managers” soient essentiels pour espérer la bonne gestion des connaissances, le défi majeur reste l’échelle et la quantité d’information à traiter. C’est là que les plateformes de gestion de connaissances et les nouvelles technologies entrent en jeu. Les solutions digitales KM sont le moteur qui permet à une stratégie de Knowledge Management de prendre vie à l’échelle de l’entreprise. Si les anciens systèmes se concentrent sur le stockage (l’archive, la GED), les plateformes de KM se concentrent sur la connexion et le contexte.
L’IA générative ne fait pas de magie : nourrie de données ROT, elle ne produit que des hallucinations. C’est le principe du Garbage In, Garbage Out.
Le KM devient alors le garant de la « Single Source of Truth » (Source Unique de Vérité). Sa mission est de structurer le capital informationnel pour le rendre lisible par la machine (machine-readable). Il dépasse le simple stockage passif (SharePoint/Excel) pour construire l’architecture sémantique indispensable. Sans cette rigueur pilotée par le KM, l’IA reste un gadget dangereux.
Infine,dans une économie de la connaissance, votre avantage concurrentiel ne réside plus seulement dans vos machines, mais dans votre capacité à apprendre plus vite que vos concurrents et à ne pas oublier ce que vous savez déjà.
Le Knowledge Manager est le chef d’orchestre de cette dynamique. Il ne joue pas de tous les instruments, mais il s’assure que la partition est connue, que les musiciens s’écoutent, et que la symphonie continue à être entendue. Pour découvrir plus en détails les méthodes concrètes, les outils de pilotage et les retours d’expérience retrouvez le replay de notre webinar dédié : « Le rôle du Knowledge Manager ».
Prêt à valoriser votre capital savoir ? Ne laissez plus l’expertise se perdre dans les silos ou les départs en retraite. Découvrez comment TEEXMA for KM structure votre intelligence collective et rend vos connaissances actionnables.
