Le contrôle est la première brique d’un Système de Management de la Qualité bien bâti. Nous avons vu dans d’autres articles comment aller au-delà du seul contrôle pour maîtriser les processus de bout en bout et tendre vers la qualité totale. Pourtant, même les méthodes de contrôle qualité et d’audit continuent de s’améliorer, et nous allons aujourd’hui détailler une démarche en plein essor pour automatiser ce contrôle : le Layered Process Audit. Lorsqu’on entreprend de consolider son SMQ, il faut garder à l’esprit ses trois principaux enjeux : garantir la qualité attendue par le marché, améliorer l’efficacité et faciliter les échanges d’informations. L’automatisation des audits renforce les trois.
Commençons par quelques généralités sur les audits. Ils se catégorisent tout d’abord par type d’auditeur : première, seconde ou tierce partie. L’audit interne sert à évaluer le niveau de maturité de l’organisation, déterminer son aptitude à satisfaire durablement aux exigences de ses clients, ou préparer un audit de certification. La seconde partie est généralement un fournisseur, et cette fois l’objectif principal est d’évaluer ses performances. Enfin l’audit de certification réalisé par une tierce partie, à savoir un organisme certificateur, sert à attester de ce niveau de maturité au travers d’un référentiel reconnu par le marché.
Ils se caractérisent ensuite par l’ampleur du périmètre audité : système, processus ou application. Le premier concerne l’ensemble du système de management de l’organisme, et sert de base pour les audits de certification. Le second limite le périmètre de l’audit pour concentrer les efforts sur l’amélioration d’un processus à la fois, et nécessite pour cela une bonne cartographie des processus pour ne pas négliger les interactions. Le troisième s’applique à une activité bien précise, tel qu’un projet ou un produit.
On représente ci-dessous le processus standard d’un audit, et on va voir comment chaque partie peut être digitalisée afin d’en améliorer l’efficacité.
Avant même de commencer à planifier son audit, on peut retrouver les attentes et décisions stratégiques dans un outil de suivi des réunions. La construction du plan d’audit peut ensuite être facilitée si tous les référentiels d’audit sont capitalisés et structurés suivant les besoins. La validation du programme, l’affectation des ressources, la saisie des résultats et l’évaluation de l’efficacité peuvent être séquencées au sein d’un outil de workflow qui notifie les interlocuteurs et verrouille les étapes en fonction des droits. Les non-conformités comme les bonnes pratiques identifiées lors de l’audit ont aussi tout intérêt à être capitalisées dans le même outil pour faciliter leur traitement, leur recherche et leur exploitation.
La réalisation de l’audit en lui-même peut prendre plusieurs formes, tel qu’un tour terrain, auquel cas le formulaire d’audit a tout intérêt à être accessible sur un appareil mobile. Ce type d’audit prend du temps aux auditeurs et aux audités, mais permet de mieux appréhender la réalité du terrain. La philosophie du Layered Process Audit vise au contraire à réduire autant que possible le temps qu’y consacrent les collaborateurs.
systèmes de l’ISO TS 16949, en évaluant non seulement la conformité mais aussi la performance. Il intègre en particulier le développement et l’implémentation des processus de fabrication série. On retrouve aussi la notion de LPA dans les exigences BIQS de General Motors ou encore la méthodologie QRQC.
Le principe du Layered Process Audit ou audit par couches est d’envoyer une série de questions sur les sujets les plus à risque du moment, directement aux personnes concernées, et quel que soit leur niveau hiérarchique. Les sujets à risques peuvent être identifiés par une Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité (AMDEC).
Le nom de la méthode vient de son application à différents niveaux hiérarchiques de l’organisation et à différentes fréquences selon le niveau.
Cet outil de management est en premier lieu adapté à la production, avec une approche par détection / réaction. En cela et puisqu’il implique directement les acteurs du terrain plutôt que le service qualité, le LPA est en quelque sorte à l’audit ce que le QRQC est au 8D.
Un outil d’automatisation du LPA peut vous aider à constituer des jeux de questions aléatoires et les mettre à jour en fonction des risques, puis les diffuser automatiquement aux personnes concernées. Ces personnes peuvent ensuite y répondre directement dans le même outil, suite à quoi le système peut même commencer leur exploitation, en générant des indicateurs pour signaler par exemple des effets PARETO de concentration des non-conformités. Enfin ces résultats impliquent une analyse plus approfondie et un plan d’actions correctives et préventives, qui peuvent également être gérés au sein d’un même outil. On voit que du temps est gagné à toutes les étapes : la préparation, la réalisation et même le traitement.
L’outil ne fait pas tout pour autant : la démarche doit être correctement pilotée, planifiée, diffusée et comprise, analysée et améliorée. Elle nécessite de mettre en place une routine d’analyse des résultats et de mise à jour des questions pour se concentrer sur les préoccupations du moment.
Nous finirons par quelques suggestions de questions pertinentes pour vous aider à démarrer un Layered Process Audit, qu’il faudra bien entendu adapter aux spécificités de votre organisation.
Sécurité
Poste de travail
Déclaration d’incidents
Pour plus d’informations, nous vous invitons à nous contacter afin de discuter de vos besoins. Nos experts en qualité sauront répondre à vos interrogations sur la mise en place d’indicateurs qualité au travers d’un QMS.
