« Le savoir-faire, les connaissances techniques et l’expertise sont des atouts essentiels pour assurer la mission d’un bureau d’études, d’un centre de recherche ou d’une communauté scientifique. C’est pourquoi leurs conservations sont une partie nécessaire de ces métiers afin de pouvoir les contextualiser et les réutiliser. »
Ces dernières années, de nouvelles disciplines se sont développées avec l’émergence des technologies dites de l’information. Parmi ces nouveaux domaines, figure le Knowledge Management (KM), qui repose sur le partage des connaissances afin d’assurer leur pérennité et leur diffusion au sein de l’entreprise. Cette connaissance peut concerner tous les départements de l’entreprise : production, ressources humaines, recherche et développement, conception, industrialisation, informatique, service après-vente, ventes, achats, qualité, comptabilité, finance…
En s’appuyant sur cette évolution, les systèmes d’informations des entreprises ont largement démontré leurs qualités en termes d’archivage des connaissances dans des bases de données relationnelles. Le partage des informations, élément critique pour la pérennité des entreprises, s’effectue grâce à des technologies Intranet/Internet, qui permettent de rendre les informations accessibles aux plus grands nombres, qui ont à en connaître.
Cependant, en plus de son aspect collaboratif, un système de gestion des connaissances doit être facilement pris en main, car si l’efficacité de ces outils à renforcer les résultats des organisations qui les utilisent n’est plus à démontrer, les problématiques de Knowledge Management persistent dans de nombreux services R&D et bureaux d’études.
Tout d’abord, si l’information doit être sécurisée, il faut qu’elle puisse être accessible. La recherche de l’information est un enjeu capital afin de restaurer le métier de R&D dans son contexte. Une étude, menée par l’International Data Corporation met en lumière ce problème :
C’est pourquoi un outil de recherche tenant compte de plusieurs critères est important afin de ne pas créer de lacune dans le patrimoine technique de l’entreprise. TEEXMA® propose quatre modules de recherche, basé sur une logique différente, afin de tenir compte des besoins de chaque recherche :
En complément de l’outil de recherche textuelle, TEEXMA® propose un moteur de recherche dans les documents. Ainsi, où que soient publiés et hébergés les documents, l’utilisateur peut retrouver dans les résultats de la recherche textuelle les objets portant ces documents, quel qu’en soit le format (Word, PDF, Notepad…) :
Afin d’appréhender la logique utilisateur et d’assister plus fidèlement dans la recherche effectuée, il est possible de concevoir de guides de choix. Concrètement, le guide de choix apparaît sous la forme d’un questionnaire intelligent qui s’adapte aux réponses fournies par l’utilisateur. De cette manière, en fonction des réponses données par l’utilisateur aux questions, la recherche sera exécutée. Ces guides de choix sont facilement paramétrables par un administrateur, et sont parfaitement adaptés à des utilisateurs plus occasionnels de l’outil TEEXMA® qui n’auront qu’à se laisser guider pour retrouver facilement l’information souhaitée :
Le module de sélection multicritères est le moyen de recherche le plus poussé de TEEXMA®. En effet, il permet au travers d’une interface sans nécessité de programmation, d’établir un cahier des charges complet de recherche sur n’importe quel type de caractéristique (date, booléen, texte, donnée numérique, lien, etc.). Les résultats sont alors proposés sous forme tabulaire, classés par pourcentage d’adéquation grâce à un puissant algorithme de logique flou. Ces résultats peuvent ensuite être facilement comparés et si besoins exportés vers Excel.
Les cahiers des charges établis peuvent, bien évidemment, être sauvegardés et partagés avec les différents utilisateurs de l’application. Enfin, la possibilité d’afficher les résultats rejetés permet une meilleure compréhension des critères discriminants dans sa recherche.
