De plus, cette norme concerne l’ensemble des étapes du cycle de vie de la connaissance, d’où l’intérêt de proposer un référentiel de la création de cette connaissance jusqu’à son application en passant bien entendu par sa formalisation, son partage, sa transmission et son adoption par l’utilisateur.
Tout d’abord, avant de dérouler toute la liste des apports de la norme 30401, il convient déjà d’évoquer un des principaux dans ce secteur porteur, qui est le fait qu’elle ait permis la création d’un socle de compréhension commun. Ensuite, elle est vectrice de bien d’autres apports et qui sont autant de bonnes raisons de l’appliquer :
Ces différents points représentent également de bons arguments pour convaincre les différents acteurs de la démarche. Cela fait en effet partie des défis majeurs dans la mise en place d’un KMS intégré, dont le fonctionnement dépend de la bonne volonté des managers, de la direction et autres autres collaborateurs engagés.
En effet, il convient dans un premier temps de s’intéresser au contexte de l’entreprise en partant de l’existant et en se questionnant sur la culture et les process déjà en place. Il est possible ici de décortiquer l’ensemble des chapitres de la norme en identifiant les process internes pouvant y répondre, les pistes d’amélioration et les aspects manquants puis enfin en mesurant l’écart entre l’existant et les exigences de la norme.
Une fois l’analyse de l’existant réalisée, il est intéressant de constituer une gouvernance dédiée SKM, afin de bien définir les rôles et responsabilités de chacun. C’est une étape clé afin de s’assurer de faire vivre durablement le système envisagé et afin de s’assurer de la bonne implication des utilisateurs.
La prochaine étape concerne la planification en prenant le temps d’identifier les opportunités et les risques en amont.. La norme permet à ce stade de déterminer les objectifs, les périmètres d’applications et le plan d’actions dédié.
Sur la réalisation des activités opérationnelles, la norme détermine des exigences de communication afin de garantir la visibilité et la diffusion des actions menées, mais aussi afin de s’assurer que les éléments communiqués sont bien réalisés et appliqués. Quant à la partie support, la norme insiste aussi sur l’importance d’identifier les ressources qui vont continuellement nourrir le SKM et le pérenniser. De plus, elle questionne également la manière de sensibiliser les individus et celle de communiquer sur la démarche. Le système de management des connaissances nécessite un engagement important de la part des collaborateurs qui doivent documenter et préserver la base de connaissances, il est donc majeur d’instaurer des règles de communication dans un cadre défini adapté à l’organisation.
Et enfin, comme pour chaque démarche, les étapes successives vont concerner l’évaluation du système de management des connaissances en déterminant quels vont être les indicateurs de suivi et de mesure de la performance et enfin dernier point majeur, l’identification de pistes d’amélioration et d’actions correctives en fonction des résultats obtenus.
La gestion des connaissances au sein d’une organisation est régie par l’implication et l’engagement des parties prenantes du projet. C’est un point clé de cette norme qui met l’accent sur l’importance du facteur humain dans la réussite d’un système de management des connaissances générateur de croissance. Alors, qui sont les acteurs principaux de la démarche et quels sont les rôles majeurs :
Pour finir et synthétiser, il est important de retenir que cette norme 30401 constitue une belle évolution dans le domaine du KM. Au-delà de la création d’un référentiel commun, elle permet de valoriser le management des connaissances comme un enjeu d’avenir pour la croissance et la compétitivité de l’entreprise. De plus, elle légitimise la démarche en l’inscrivant dans des périmètres d’applications ciblés et adaptés aux collaborateurs : fournir la bonne connaissance aux bonnes personnes et au bon moment.
De plus, afin de faciliter la mise en place d’un KMS, il est fortement recommandé par la norme de capitaliser sur l’existant en s’appuyant sur les systèmes de management de qualité déjà en place, sur l’organisation managériale ainsi que sur le référentiel métiers-compétences de l’entreprise.
Chaque organisation construit son propre KMS en s’adaptant à son environnement et contexte, car même si la norme ISO 30401 propose des formalisations pertinentes, elle ne propose pas de directives d’un point de vue opérationnel et elle s’inscrit dans un cadre relativement large.
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