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Le partage des connaissances en entreprise

By 1 octobre 2019 No Comments
Le partage des connaissances en entreprise

Aujourd’hui, la gestion des connaissances est un enjeu important pour toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Au sein d’une organisation, chaque individu possède un certain niveau de connaissances dans un ou plusieurs domaines. Chaque personne est recrutée pour ses capacités à mobiliser ces savoirs lors de situations concrètes d’entreprise. Les connaissances dont nous parlons dans cet article sont celles qui ont une valeur-ajoutée aux yeux de l’entreprise. Il peut s’agir de savoirs théoriques, pratiques, de retours d’expériences. Appliquées au secteur industriel, ces connaissances vont prendre la forme de savoir-faire techniques, de bonnes pratiques éprouvées dans le temps et d’expertises scientifiques.

 

Les connaissances et compétences représentent le capital immatériel d’une entreprise. Ce dernier se définit comme un ensemble d’actifs identifiables séparément et qui participent à la rentabilité présente et future de l’entreprise, mais dont la valeur n’apparaît pas dans son bilan. Nous pouvons enrichir nos connaissances et les transmettre sans pour autant diminuer ce niveau de connaissances. C’est tout l’enjeu de la notion de partage de savoirs. La connaissance n’est pas exclusive : celui qui la détient n’empêche pas autrui de l’avoir également. Partager les connaissances au sein d’une entreprise apparaît donc comme un moyen de créer de la valeur et de rendre celle-ci pérenne.

 

Aujourd’hui, nous remarquons que la gestion des connaissances est souvent laissée à l’initiative des volontés personnelles. La transmission des savoirs est alors disparate, non-homogène et non-pérenne. Devant l’urgence de maintenir en capacité opérationnelle différentes activités techniques (départ en retraite, turn-over, restructuration, relocalisation, etc.), des initiatives isolées se développent dans l’entreprise, démultipliant ainsi le nombre de microsystèmes de gestion de connaissances qui n’interagissent que très peu les uns avec les autres. Ce phénomène accroît la complexité organisationnelle de l’entreprise et rend la recherche d’informations et de connaissances longue et énergivore. L’enjeu est alors de structurer ces différentes initiatives au sein d’un système de gestion des connaissances global*, de fédérer les parties prenantes autour de cet outil et d’intégrer les bonnes pratiques de capitalisation des savoirs dans la routine de travail des individus. Il est aujourd’hui primordial de répondre à ces défis, au regard de la conjoncture de marché sinusoïdale et des organisations qui connaissent des phases de croissance exponentielle. Ces phénomènes rendent les anciennes méthodologies de transmission des savoirs insuffisantes. A l’ère de l’économie de la connaissance, la structuration des flux d’informations et la pérennisation de la mémoire de l’entreprise (contextes, motivations des décisions, zones d’accords et de doutes…) sont les principaux vecteurs de performance.

 

Le partage des connaissances, gage d’efficacité accrue en entreprise

Le partage des connaissances entre les parties prenantes d’une entreprise répond à un enjeu de création d’une communauté de pratiques et de collectivisation des savoirs. En effet, lorsque les bonnes connaissances sont accessibles au moment où les individus en ont besoin, ces derniers gagnent un temps précieux. Les connaissances de premier niveau doivent donc être capitalisées au sein d’une interface simple d’utilisation. Lorsque ces connaissances font appel à une expertise et un raisonnement poussé, il devient difficile de les transmettre par écrit. Dans ces cas-là, l’interface doit pouvoir rediriger la personne qui a besoin d’une certaine information vers l’expert qui la détient. L’outil rend ainsi les individus autonomes à un premier niveau de connaissances et favorise l’apprentissage en entreprise (pour les jeunes embauchés par exemple). De plus, il crée du lien dans l’entreprise et favorise l’échange de savoirs à haute valeur-ajoutée. Ainsi, les experts et spécialistes passent moins de temps à répondre à des questions standards ou à orienter les personnes vers les bons documents. Ils peuvent se concentrer sur les problématiques techniques qui requièrent leur plus haut niveau de compétences.

 

Connecter les connaissances afin de les valoriser et de les sécuriser

Les connaissances capitalisées sont liées entre elles de différentes façons (causes à effets, explications, illustrations, origines, solutions…). L’enjeu est donc d’établir des liens entre les pages informatiques contenant les connaissances afin de faciliter la navigation entre elles, à la manière d’un wiki d’entreprise, mais aussi de les hiérarchiser afin de réaliser des arborescences et d’apporter du relief à la connaissance (éviter les fichiers à plat). Les savoirs doivent être synthétisés et résumés afin de faciliter leur compréhension.

La navigation au sein de l’interface doit être simple et intuitive : suivi des liens par simples clics de souris, recherche textuelle par mots-clés, recherche multicritères (avec un niveau d’importance attribué à chaque critère). Les connaissances et retours d’expériences sont collectés, contrôlés et validés. Ensuite, ils sont connectés, afin de construire des règles, des guides pratiques et de favoriser l’accompagnement des individus via un système d’aide à la décision.
Le droit d’accès aux connaissances est paramétré afin que seuls les ayants-droit à en connaître puisse accéder à certains savoirs. Ainsi, les données confidentielles ou ne concernant pas la totalité de l’entreprise sont accessibles uniquement par un réseau d’agents bien défini.

Le partage des connaissances au sein d’une entreprise, lorsqu’il est bien orchestré, offre des opportunités de gain de productivité et de valorisation du patrimoine. Jusqu’à aujourd’hui, la gestion des connaissances n’était pas une priorité pour les entreprises, qui se concentraient sur l’opérationnel et les résultats financiers. Aujourd’hui, ces modes de fonctionnement montrent leurs limites et de plus en plus de sociétés prennent conscience de l’importance d’un système performant de management de la connaissance, qui, en incitant les entreprises à changer leurs paradigmes organisationnels, transformera les modèles opérationnels de demain.
La société BASSETTI édite et intègre le progiciel TEEXMA®, outil performant vous accompagnant dans la construction et l’utilisation optimale de votre référentiel de connaissances. Ainsi, favorisez la circulation et la réutilisation des savoirs au sein de votre structure, favorisez l’apprentissage de vos collaborateurs, et co-construisez un ensemble de bonnes pratiques au sein de votre organisation grâce aux retours d’expériences capitalisés.

*Sera l’objet d’un prochain article.

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