L’Enterprise Content Management (ou ECM) est une démarche de gestion du capital immatériel en entreprise. On entend par capital immatériel – ou encore patrimoine immatériel – tous les éléments sans substances monétaires ou physiques. Ce capital est donc composé des informations, documents électroniques ou connaissances détenues dans une entreprise, et ayant une valeur positive pour l’organisation. De nos jours, les entreprises font face à une explosion de la quantité de données et de connaissances techniques, engendrant la problématique de la gestion de ce capital.
L’ECM est donc une discipline de l’ingénierie des connaissances, et va consister en la structuration et l’exploitation des données et connaissances dans le but de créer de la valeur pour les entreprises. Nous verrons ainsi dans cet article quels sont les enjeux d’un ECM et comment mettre concrètement en place cette démarche.
L’enterprise Content Management est à la fois une stratégie, une démarche ainsi qu’un outil. En effet, la stratégie derrière cette notion est de considérer les connaissances et documents immatériels comme des capitaux à forte valeur ajoutée, desquels l’entreprise sera capable de tirer des enseignements. Puis, la démarche de l’ECM va consister en la mise en place d’un processus afin de créer, stocker, rechercher, distribuer et archiver les données et connaissances. L’idée est que la connaissance soit structurée et ait un accès facilité pour être à disposition de chaque personne dans l’entreprise. Enfin, l’ECM est également un outil, autrement dit une solution logicielle permettant la mise en place de cette démarche. On peut retrouver comme outils un système de workflows, une base de données ou encore un référentiel métier. Les applications sont bien entendues diverses et vont dépendre du type de contenu ou de connaissance que nous allons chercher à structurer.
Nous parlons par ailleurs depuis le début de cet article de contenu à structurer, mais qu’entendons-nous par là ? Il va être nécessaire de définir les types de contenus à structurer, qui sont classés en deux principales catégories.
Le premier type de contenu à gérer dans une démarche ECM sont les documents électroniques, notamment au travers de la mise en place d’une GED.
Il est faux de penser qu’un ECM est une GED sont la même chose. L’un n’est en effet qu’une composante de l’autre.
Les entreprises voient aujourd’hui le volume de contenus électroniques considérablement augmenter. Ces documents électroniques sont des documents utilisés en bureautique (fichiers textes, tableurs, présentations etc…), des applications web (intranet, sites webs, logiciels métiers etc…), de la documentation technique etc… Le scope de cette documentation est large, allant jusqu’à inclure des documents comme des e-mails.
La GED n’est en effet qu’une composante de l’ECM car il va être important de considérer la gestion des savoirs-faire et des connaissances, au travers de la discipline du knowledge management. L’objectif est ici d’analyser, de capitaliser, de mémoriser et de valoriser les connaissances des experts de l’organisation.
Le principaux bénéfices d’intégrer le KM dans sa démarche ECM sont de profiter d’un gain de temps et de productivité en utilisant les retours d’expérience, d’éviter les erreurs, d’améliorer la qualité de ses produits ou services et de rendre moins handicapant le départ d’experts.
Encore une fois, la méthode de KM à mettre en place va dépendre du type de connaissance, mais on peut par exemple citer la gestion des interprétations via la gestion des retours d’expérience.
Le milieu industriel et scientifique est caractérisé par la haute technicité des processus, et les connaissances associées sont généralement porteuses de fortes valeurs ajoutées. C’est pourquoi un ECM est particulièrement pertinent afin de tirer au mieux parti de ces connaissances.
En effet, il est récurrent que les industriels se confrontent au problème de la perte de temps dans la recherche d’une information. Tous les départements sont impactés par ce problème, et il est fréquent de voir par exemple un laboratoire industriel effectuer plusieurs fois le même essai car les résultats n’avaient pas été assez bien capitalisés. Les coûts engendrés sont alors importants.
Enfin, le contexte normatif inhérent au milieu industriel et scientifique impose d’avoir aujourd’hui une méthode de capitalisation du capital intellectuel d’une organisation, avec par exemple les normes IAS/IFRS.
Nous l’avons vu au cours de cet article, une démarche ou un outil ECM peuvent revêtir de nombreuses formes pour gérer des données et connaissances hétéroclites. Néanmoins, les objectifs d’une telle démarche sont systématiquement les mêmes.
Tout d’abord, la mise en place d’un ECM facilite la collaboration entre les individus d’un service, et la collaboration entre les services entre eux. En effet, le service qualité en est un parfait exemple, car il est transverse à toute l’entreprise et nécessite de nombreuses informations afin de maintenir un niveau de qualité suffisant.
De plus, la création d’un référentiel commun confère une meilleure accessibilité au contenu et donc une réduction des délais de recherche ou de partage de la connaissance.
Enfin, des économies se réalisent sur le plan financier, permettant aux entreprises d’augmenter leurs performances globales, notamment sur la qualité des produits et services délivrés.[/vc_column_text][divider line_type= »Small Line » line_alignment= »center » line_thickness= »1″ divider_color= »accent-color » animate= »yes »][vc_column_text]La mise en place d’une solution d’Enterprise Content Management dans une organisation nécessite ainsi une vision globale sur le fonctionnement de l’entreprise et les connaissances qui y circulent.
Chaque projet d’ECM est différent, nous vous invitons ainsi à prendre contact avec nous pour discuter plus amplement de votre projet, nos experts en ECM sauront prendre en considération vos besoins et vous conseiller au mieux.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à nous contacter afin de discuter de vos besoins. Nos experts en qualité sauront répondre à vos interrogations sur la mise en place d’indicateurs qualité au travers d’un QMS.
