Pour répondre aux nombreuses problématiques liées à la capitalisation de données expérimentales comme la traçabilité, la sécurité, la recherche et l’exploitation des résultats, de plus en plus de laboratoires utilisent des outils de gestion informatique. Parmi eux, les laboratoires de recherches, de développements analytiques et d’analyses se tournent vers les « Electronic Laboratory Notebooks » (ELN) qui assurent la continuité numérique tout au long du cycle de vie des projets et des des analyses menées et qui digitalisent les cahiers de laboratoires.
Le principe du cahier de laboratoire est simple, il s’agit pour les chercheurs, ingénieurs et techniciens de « consigner au jour le jour le détail de leurs travaux » – CNRS. Grâce à cette traçabilité, le cahier de laboratoire facilite la recherche de travaux déjà réalisés et permet par exemple de prouver une antériorité liée à la rédaction d’un brevet. Cependant, les cahiers de laboratoire manuscrits tels qu’ils sont encore parfois utilisés présentent des limites intrinsèques bloquantes. En effet, la recherche d’une analyse précise effectuée dans le cadre d’une étude particulière et réalisée quelques années en arrière peut vite s’avérer longue et fastidieuse. Une limite apparaît également dans le cadre d’une passation de travail ou même simplement pour des recherches en équipe.
Non seulement l’ELN répond efficacement à ces limites, mais il offre également de nombreux autres avantages qui engendrent un gain de productivité pour les laboratoires et qui permettent aux personnels des laboratoires de disposer de plus de temps pour réaliser leurs actions à fortes valeurs ajoutées. L’ELN maximise ainsi l’exploitation du patrimoine technique des laboratoires.
En effet, disposer d’un ELN, c’est d’abord capitaliser toute l’activité des laboratoires de manière structurée dans une seule et même base de données accessible par l’ensemble des utilisateurs selon leurs droits. C’est ainsi profiter de tous les avantages informatiques avec principalement des outils de recherches avancées et d’exploitation des travaux déjà réalisés. C’est également s’assurer de l’intégrité des données (data integrity) grâce à des modules de traçabilité avancés permettant de construire automatiquement un véritable historique des actions réalisées et des résultats obtenus. De plus, il est possible d’adapter des processus de validations qui marquent le passage de différents jalons dans les recherches.
Cependant, utiliser un ELN c’est aussi se doter d’un outil puissant d’aide à la saisie capable de proposer des masques de saisie des résultats, limitant ainsi les risques d’erreurs, et allant même jusqu’à l’import automatique de données directement issues des appareils de mesures. Un cahier de laboratoire digital est également pratique dans le sens ou il peut aussi accompagner les techniciens jusqu’à leurs paillasses dans le cadre de l’utilisation sur tablette par exemple. Au-delà de capitaliser les processus et résultats d’analyses, l’ELN permet de collecter toutes les autres données utiles liées directement ou non aux recherches.
L’utilisateur est ainsi libre de renseigner autant d’informations, commentaires, observations et conclusions qu’il souhaite sur tous les objets qui composent la base de données comme les échantillons, les produits et matières premières utilisés. Pour les produits, il peut par exemple optimiser leurs recettes à travers une aide à la formulation, schématiser son travail avec du dessin moléculaire ou même gérer des stocks avec des alertes automatiques lorsque la quantité restante dépasse le seuil de sécurité. Toutes ses données présentes dans la base peuvent enfin ressortir sous la forme d’un rapport généré automatiquement selon des templates libres et évolutifs permettant de supprimer les doubles saisies.
Pour aller plus loin, c’est toute l’activité du laboratoire qui va pouvoir se digitaliser dans l’ELN. En effet, il est possible de piloter la planification des ressources à l’aide de modules de type Gantt directement intégrés. Le responsable peut donc avoir une vision claire et rapide à la fois sur l’activité de son personnel en suivant les temps passés de manière détaillée, sur les habilitations avec une matrice de compétences à jour mais aussi sur l’occupation du parc machine en visualisant par exemple les périodes de maintenance des appareils de mesures ou leur validité métrologique. Pour aller plus loin, l’intégration des temps passés du personnel sur les projets ou recherches et tout le reporting automatique qui en découle est souvent mis à profit pour justifier les déclarations au niveau du crédit impôt recherche. De plus, des indicateurs peuvent enfin se générer pour des périodes définies permettant une exploitation des données optimisée. Enfin, grâce aux fonctionnalités de base et à toute cette gestion annexe, le laboratoire est pleinement en mesure d’assurer le respect des normes, de justifier la conformité aux standards ISO et de répondre confortablement aux “Audit Trail”.
Enfin, le progiciel TEEXMA® offre tous ces avantages au travers de son module ELN dans lequel le technicien va pouvoir détailler tous les cheminements de ses expérimentations depuis l’idée jusqu’à la conclusion.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à nous contacter afin de discuter de vos besoins. Nos experts en qualité sauront répondre à vos interrogations sur la mise en place d’indicateurs qualité au travers d’un QMS.
