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Pourquoi mettre en place un système global de gestion des connaissances au sein d’une entreprise ?

By 6 novembre 2019 No Comments

Article complémentaire à l’article « Le partage des connaissances en entreprise ».

 

Les connaissances font partie du capital immatériel d’une entreprise. Elles ne sont pas exclusives : une personne détenant des connaissances n’empêche pas autrui d’avoir ces mêmes connaissances. Ainsi, le partage des savoirs apparaît comme un moyen de créer de la valeur et de rendre celle-ci durable.

Aujourd’hui, nous remarquons que la gestion des connaissances est souvent laissée à l’initiative des volontés personnelles. La transmission des savoirs au sein d’une entreprise est alors disparate et non-homogène. Face à cette situation, l’enjeu est de structurer ces différentes initiatives au sein d’un système de gestion des connaissances global.

 

En entreprise, les échanges entre les parties sont complexes par nature

Une entreprise est une entité sociale complexe. Les agents sont nombreux, répartis en différents départements et en différents métiers. Le vocabulaire quotidien utilisé n’est pas le même, les problématiques rencontrées sont différentes, les documents créés respectent une certaine façon de penser et sont organisés selon une structuration différente d’un service à l’autre. Ces différences de vocabulaire, de compétences et de classification des documents rendent difficile la communication entre les départements. Ces faiblesses se ressentent quotidiennement lors d’échanges verbaux et lors de transferts de documents. L’information communiquée à l’oral ou à l’écrit ne va pas forcément être compréhensible et exploitable par la personne qui va la recevoir. En découle un manque de fiabilité et une perte de temps en termes de compréhension, de retranscription et parfois de recréation. Il s’agit d’un gaspillage de ressources qui favorise notamment l’augmentation des risques de reproduire les erreurs du passé. Tous ces impacts d’une gestion partielle et imparfaite des connaissances justifient le besoin qu’ont les entreprises aujourd’hui de disposer d’une solution performante de gestion des connaissances.

 

La nécessité de mettre en place une solution digitale de partage des connaissances

A l’ère de l’économie de la connaissance, chaque entreprise peut développer une importante valeur-ajoutée, grâce à une réutilisation efficiente des savoirs. Cela contribuera notamment à rendre autonome plus rapidement les nouveaux arrivants, faire les choix les mieux adaptés à chaque contexte en tirant profit des retours d’expériences partagés.

Des solutions logicielles existent et nécessitent l’adhésion de toutes les parties de l’entreprise. En effet, le besoin naît souvent des experts, des bureaux d’études, des spécialistes laboratoires, des ingénieurs matériaux et conception (bottum-up) qui souhaitent partager de manière efficace et fiable les connaissances afin de travailler dans de bonnes conditions. C’est d’ailleurs pour cela que des microsystèmes de gestion des connaissances sont créés. Également, l’équipe dirigeante a son rôle à jouer (top-down) afin d’assurer la pérennité de la solution et son utilisation globale dans l’entreprise.

La mise en place d’une solution de gestion des connaissances prend du temps et doit être progressive, car il peut exister des réticences aux évolutions de pratiques et plusieurs contraintes à prendre en compte. Cette démarche de changements structurels et sociaux doit rester cohérente avec l’esprit de l’entreprise, son rythme et ses modes de fonctionnement. Il est alors indispensable de se donner une vision claire de tous les enjeux et les risques organisationnels à prendre en compte pour les circonscrire dès le début du projet. Ensuite, la réalisation de pilotes sur des périmètres restreints permettront d’ajuster les axes de travail et de prendre en compte les intérêts des différentes parties prenantes. Une solution de gestion des connaissances intègre généralement divers axes de développement visant à faire évoluer les pratiques, telles que l’animation de communautés de pratique par exemple ou la valorisation des porteurs de l’expertise technique. Une fois assuré que les pilotes fonctionnent et ont sécurisé l’ensemble des freins identifiés, un plan de déploiement à tous les services peut être lancé.

La solution digitale de gestion des connaissances doit poser une structure commune des savoirs et en harmoniser le vocabulaire, afin de fluidifier et simplifier les échanges. Tout en respectant le droit à en connaître, c’est-à-dire l’habilitation des agents à accéder à une ou plusieurs informations (de nombreuses informations peuvent être confidentielles au sein d’une entreprise d’un service à l’autre, d’un individu à l’autre), la connaissance doit circuler librement grâce à des systèmes de connaissances. En effet, l’enjeu est de rendre systématique l’utilisation de la nouvelle plateforme numérique. Pour ce faire, l’objectif est d’instaurer des routines, habitudes, rituels au sein de l’entreprise afin que les individus intègrent ces pratiques dans leur quotidien. C’est à ce titre que l’entreprise est aussi dénommée société : un ensemble de parties prenantes reliées entre elles par des liens sociaux et partageant des rites et coutumes.

Lorsque l’échange des connaissances et des documents est facilité, l’enjeu est aussi de favoriser le partage des retours d’expériences (REX). La potentialité de transversalité des leçons apprises permet de créer des règles et bonnes pratiques dans l’entreprise, réduisant ainsi considérablement le risque de répétition d’erreurs du passé et permettant l’appropriation rapide de ces recommandations par les autres individus.

D’autres sources de mise à jour, comme les normes, les clients etc. aident au maintien de la gestion du système de connaissances. Leur gestion n’est efficace que si un système de gestion des connaissances est mis en place, permettant ainsi leur distribution aux bonnes personnes, au bon niveau et surtout au bon moment.

Avec plus de 25 ans d’expérience, BASSETTI édite et intègre le progiciel de gestion des connaissances TEEXMA® Design Handbook. Cet outil vous accompagne dans la structuration et l’optimisation d’un système de management de la connaissance au sein de votre structure. Grâce à cette solution, gagnez en efficacité et en performance. N’hésitez pas à nous contacter pour davantage d’informations.

 

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