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Stärken Sie den Wettbewerbsvorteil Ihrer Prüf-/Kalibrierstelle: Verbessern Sie Ihre Serviceleistungen mit der TEEXMA LIMS-Softwarelösung

By 28 Juni 2021August 3rd, 2021No Comments

Bereitstellung von Prüf- und Kalibrierdienstleistungen:

Ein sich radikal verändernder Markt

 

Der Markt für die Erbringung von Prüf- und Kalibrierdienstleistungen umfasst viele Akteure: Dienstleistungsbetriebe, unabhängige Analyse-Subunternehmer und industrielle Forschungszentren. Solche Unternehmen sehen sich derzeit mit einem tiefgreifenden Wandel auf dem Markt konfrontiert, der vor allem durch die tendenziell zunehmenden, immer atypischeren Kundenbedürfnisse und den ständig steigenden Bedarf an Qualität getrieben wird. Diese Marktentwicklung lässt sich durch die großen Aufwärtstrends aus den Märkten der Pharmaindustrie, der Chemie und Medizintechnik erklären und spiegelt sich in immer mehr Tests und Techniken wieder.

Mit einer verstärkten Vergabe von Unteraufträgen auf Kundenseite, teurer werdenden Geräten und einem allgemeinen Anstieg der Anforderungen (Normen, europäische Anforderungen durch die Europäische Kommission, ANSM usw.) ist aufgrund der Komplexität die Integration genau solcher innerhalb einer Organisation schwierig.

Die größte Herausforderung, die sich aus dieser Marktentwicklung für das Management eines Dienstleistungsbetriebs ergibt, besteht darin, durch die Maximierung der Anzahl der durchgeführten Tests so wettbewerbsfähig wie möglich zu bleiben. Angesichts dieser Notwendigkeit kann nur ein IT-Ansatz mit LIMS-Software (Laboratory Information Management System) eine ausreichende Effizienz aufbringen, um diese Marktveränderung zu bewältigen.

Es gibt jedoch viele LIMS-Software auf dem Markt, die verschiedene Funktionen bieten und preislich sehr unterschiedlich sind. In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Prozesse detailliert beschreiben, die Sie beachten müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei gehen wir auf die besten Praktiken und Ansätze ein, die Sie verfolgen können, um die Aktivitäten Ihres Betriebs konkret zu verbessern.

Optimieren Sie Ihre Produktivität durch die Harmonisierung Ihrer Prüf-, Bewertungs- und Messtechnikpraktiken

 

Um wettbewerbsfähig zu bleiben ist die Optimierung der Produktivität Ihres Betriebs unumgägnlich. Zudem bringt sie auch zahlreiche Vorteile:

  • Maximierung der Anzahl der bearbeiteten Tests
  • Diversifizierung Ihres Leistungskatalogs
  • Gesamte Zeitersparnis bei Ihren Prozessen

Doch wie soll die Optimierung umgesetzt werden? Das Wesentliche ist eine LIMS-Softwarelösung, die den gesamten Lebenszyklus der Anfrage abdeckt, von der Erfassung der Anfrage durch den Kunden über die Ausgabe und Bedienung des Reports bis hin zur Planung, Testdurchführung und den Ergebnissen. Das Interesse besteht darin, alle Geschäftsprozesse in einem kollaborativen und zentralen Werkzeug zu zentralisieren. Effizienz liegt in der Einfachheit und die Arbeit mit Excel-Makros oder Mehrfach-Software kann kompliziert sein. Wenn Sie nicht mit dieser Art von LIMS-Software ausgestattet sind, stehen Sie wahrscheinlich vor dem Problem des Papierhandlings und der doppelten Datenerfassung, was zeitaufwendig und kontraproduktiv sein kann. Sie müssen die Ergebnisse der Konformitätsbewertung und die Genauigkeit der Daten sicherstellen, wozu TEEXMA® LIMS eindeutig in der Lage ist.

Konkret können Sie mit der LIMS-Software Ihre angelieferten Pakete verarbeiten, sie im Lagerraum lokalisieren, die Konformität des Produkts prüfen und die Tests daran verfolgen. Die wichtigste Komponente, um diesen Prozess zu überwachen, ist ein Validierungsworkflow, der einen Überblick über den Lebenszyklus einer Testanforderung ermöglicht.

Funktional fördern Sie ein GANTT für die Agenda-Überwachung, stellen die Schnittstelle zu Ihren Geräten sicher und sorgen für die automatische Generierung von umfangreichen und relevanten KPIs. Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) ist nach wie vor unverzichtbar, insbesondere bei Berichten, da die Kunden sehr heterogen sind. Eine mobile Anwendung spart Zeit, da unnötige Wege vermieden werden können. Darüber hinaus unterstreicht der Markttrend die Bedeutung der Einkaufsabteilung, die Sie mit Geräten und Verbrauchsmaterialien versorgt, um immer spezifischere Bedürfnisse zu erfüllen.

Über die reine Optimierung Ihrer Prüf- und Kalibrierprozesse hinaus, gehören zu Ihrem Dienstleistungsbetrieb zweifelsohne auch die Kunden, da diese ebenfalls im Mittelpunkt eines jeden Konzepts stehen müssen.

Unterstützen Sie Ihren Kunden während der gesamten

Test-Dienstleistung

 

Der Kundensupport umfasst zwei Hauptelemente für Ihr Betrieb.

Zum einen ist es notwendig, Ihre eigene fachliche Kompetenz wertzuschätzen, um Anforderungen erfüllen zu können, die der Kunde selbst nicht erfüllen kann. In der Tat können mangelnde Kenntnisse oder Geräte dazu führen, dass Ihr Dienstleistungsbetrieb als einzige Lösung für Anfragen erscheint, insbesondere bei Spezialanalysen. Daher ist es von essentieller Wichtigkeit zu zeigen, dass sich Ihr Betrieb bei solchen Anfragen auch positionieren kann.

Zum anderen erfordert die Nachbetreuung eines Kunden eine sorgfältige und effektive Kommunikation mit ihm.

Wie können Sie Ihre Prüfkompetenz bei einem Kunden bewerben? 

 

Einige Kunden werden Sie um Tests bitten, die sie nicht selbst durchführen können, insbesondere bei anspruchsvollen Analysen, die ein Fachwissen erfordern, über welches sie nicht verfügen. Genau diese Kunden benötigen daher Unterstützung im F&E-Prozess und bei der analytischen Entwicklung.

Dieses Fachwissen kann in eine in die Software integrierte Testbibliothek eingetragen werden, die Normen oder zugehörige technische Spezifikationen, Kosten und Kalkulationen, Dauer, benötigte Geräte, aber auch die aktuelle und validierte Betriebsart darstellt. Diese digitale Bibliothek ermöglicht die Kontextualisierung Ihrer Tests und gibt Ihrem Kunden die Möglichkeit, Ihr Know-how schnell zu belegen, insbesondere auf der Grundlage bereits durchgeführter Tests. Außerdem ermöglicht der konfigurierbare und skalierbare Aspekt der Software eine flexible Kundenbetreuung, um sich optimal an den jeweiligen Kontext anzupassen.

Ihre Expertise gegenüber einem Kunden kann auch durch die Durchführung von externen Audits erfolgen, deren Prozess in die Lösung integriert werden kann. So können Sie Ihren eigenen Audit-Validierungsworkflow einrichten, der die Bewertung des Qualitätssystems, der Organisation und des Personals, der Geräte und Verbrauchsmaterialien oder sogar der Aktivitäten und Methoden Ihrer Kunden ermöglicht.

Kommunikation mit Ihrem Kunden effizient gestalten 

 

Wie bereits erwähnt, sieht sich Ihr Dienstleistungsbetrieb mit einem sehr unterschiedlichen Kundenkreis konfrontiert. Da jede Dienstleistung anders ist, ist es wichtig, eine flexible Kommunikation aufrechtzuerhalten, um sich richtig anzupassen. Ziel ist es, Ihren Kunden durch einwandfreie Überwachung und einfachen Zugriff auf Informationen maximale Transparenz zu verschaffen. All das ist Ihnen vielleicht bewusst, aber wie würden Sie konkret eine effektive Kommunikationsstrategie umsetzen?

Es ist gut möglich, dass Sie derzeit ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) haben. Wenn Sie zusätzlich eine LIMS-Software implementieren wollen, ist es erforderlich, die Schnittstelle zwischen diesen beiden Lösungen zu prüfen. Wenn Ihr Betrieb nicht mit einem ERP-System ausgestattet ist, kann eine Labormanagement-Lösung die Überwachung und Kommunikation mit externen Kundenportal-Modulen übernehmen. Diese ermöglichen es Ihren Kunden, sich direkt mit der Anwendung zu verbinden, ohne Zugriff auf alle Informationen zu haben. Dank der Rechteverwaltung und nur den Inhalten, die Sie erlauben zu sehen, sparen Sie Zeit und vermeiden Antworten per E-Mail, Telefonate mit Kunden o.ä. Eine korrekt konfigurierte LIMS-Software kann auch als CRM-Software (Customer Relationship Management System) fungieren und erspart Ihnen somit viel Zeit, um sowohl Ihre Testanfragen als auch den Kundenstamm zu verwalten.

Achten Sie neben einem konfigurierbaren externen Portal auch auf die einfache Erstellung von Angeboten im Vorfeld und Berichten im Anschluss an den Nachfragezyklus. Ihre Kunden haben sehr unterschiedliche Bedürfnisse. Der konfigurierbare Aspekt ermöglicht es Ihnen, die Erstellung von Dokumenten zu automatisieren und gleichzeitig die Kontrolle über deren Inhalt zu behalten. Ein automatisches E-Mail-Modul ist ebenfalls von Vorteil, um Ihre Kunden über den Fortschritt der Anfrage am Laufen zu halten (Testplan, Ausführung der Tests, Erstellung des Berichts usw.). Zwecks Erhöhung der Transparenz, kann sogar ein externes Portal eingerichtet werden, um dem Kunden ein selbstständiges Vorgehen zu ermöglichen. All diese Module bringen eine beträchtliche Zeitersparnis hinsichtlich der Test-Maximierung.

Lassen Sie Ihr Betrieb zertifizieren (ISO 17025, COFRAC)

 

COFRAC (Französisches Akkreditierungskomitee) ist das Verbandsorgan, das für die Akkreditierung von Akteuren, einschließlich der Dienstleistungsbetriebe, zuständig ist, die in Frankreich an der Konformitätsbewertung beteiligt sind. Mit anderen Worten: Mit einer COFRAC-Zertifizierung können Sie sowohl Ihre technische Kompetenz als auch Ihre Unparteilichkeit für Ihre Prüf- und Kontrolltätigkeiten nachweisen. Die Vorteile sind zahlreich: Differenzierung vom Wettbewerb, internationale Entwicklung, Kundenvertrauen usw. Darüber hinaus ist die COFRAC-Zertifizierung in bestimmten Sektoren obligatorisch, insbesondere im Gesundheitswesen (medizinische Biologie), in der persönlichen Sicherheit und auch bei Produkten oder Dienstleistungen.

Die Zertifizierung nach ISO 17025 ist auch eine notwendige Akkreditierung für Ihr Betrieb. Wir haben bereits einen Artikel zu diesem Thema veröffentlicht, den Sie hier finden können. Konkret zeigt diese Norm, dass ein Betrieb in der Lage ist, zuverlässige und faire Test- und Kalibrierergebnisse zu liefern.

Obwohl eine große Anzahl der Betriebe, die Dienstleistungen erbringen oder Unteraufträge vergeben, bereits über diese Akkreditierungen verfügen, sind die Maßnahmen nach wie vor zeitaufwändig und bei Evaluierungen sehr schwierig. Die Herausforderung besteht darin, den Zertifizierungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten.

Um dies zu erreichen, müssen verschiedene Punkte schnell begründet werden können: die Kompetenz Ihrer Mitarbeiter, die Unparteilichkeit, die Vertraulichkeit, die Qualität Ihrer Ergebnisse, die Rückverfolgbarkeit der Messungen, die Eignung Ihrer Geräte usw.

Eine LIMS-Lösung mit vollständiger Rückverfolgbarkeit in all diesen Punkten ist notwendig, um Ihren Zertifizierungsprozess zu fördern. Wählen Sie ein effizientes Modul für die elektronische Dokumentenverwaltung (EDM), um Ihre Prozesse besser begründen zu können. Ein dynamisches Link-System ist ebenfalls ein sehr beliebtes Modul, da es eine optimale Navigation in der Anwendung ermöglicht.

Abschließend:
Auf dem Weg zur grundlegenden Digitalisierung Ihrer Prozesse

 

Betriebe, die Dienstleistungen anbieten, digitalisieren zunehmend ihre Prozesse, um angesichts eines wachsenden Marktes wettbewerbsfähig zu bleiben. Es gibt viele LIMS-Lösungen auf dem Markt, aber nur wenige passen sich der Größe Ihrer Struktur an, bieten ausreichende Anpassungen an die verschiedenen Kundenprobleme und decken alle Punkte ab, die in diesem Artikel besprochen wurden. Wir laden Sie herzlich ein mit uns Kontakt aufzunehmen, um Ihnen unsere TEEXMA® LIMS-Lösung vorzustellen sowie über Ihr Betrieb zu reden, um ggf. auf Probleme einzugehen und Sie so gut wie möglich zu beraten.

Weitere Informationen finden Sie in den Erfahrungsberichten von CERIB, einem Industrietechnikzentrum (CTI), das perfekt in den in diesem Artikel präsentierten Themen verankert ist.

Das Unternehmen BASSETTI mit seiner Abteilung für technisches Fachwissen setzt sich für die Implementierung von IT-Methoden, Werkzeugen und Prozessen ein, um dieses wertschöpfende Wissen im Unternehmen zu strukturieren, zu archivieren und zu verbreiten.

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