La gestion de la qualité a pris une place centrale dans la structuration des entreprises de tous secteurs d’activités confondus. Pour consolider cette démarche qualité, de plus en plus de services qualité s’équipent aujourd’hui de solutions digitalisées. Les entreprises du secteur de l’énergie n’échappent pas à la règle, qu’elles opèrent dans la fabrication, l’exploitation ou la maintenance de moyens de production d’énergie. La mise en conformité est primordiale pour les installations nucléaires pour des raisons évidentes de sécurité, mais toutes les autres formes de production d’énergie ont intérêt à œuvrer pour leur amélioration continue, en intégrant toutes les parties prenantes dans cette démarche.
Les principaux systèmes de management de la qualité (SMQ ou QMS) s’organisent autour de deux grands concepts que sont les événements de non-qualité et les actions mises en œuvre pour résoudre les problèmes.
Les événements qualité peuvent être de natures diverses. Il s’agit souvent de non-conformités (parfois aussi appelées écarts), c’est-à-dire d’incidents ou de non-respects des procédures qui formalisent la façon dont les activités doivent être menées. Ce type d’événement est généralement déclaré directement suite à la constatation de la non-conformité et documenté avec les éléments permettant de la caractériser (date d’occurrence, localisation, procédure suivie, description de la situation…). Si la déclaration est réalisée après un délai, il peut également être intéressant de le quantifier afin de le réduire.
Pour les activités plus orientées vers la maintenance des moyens de production d’énergie, on trouve également des événements qualité de type « contrôle ». Ceux-ci sont planifiés à intervalles réguliers et servent à tracer les résultats (conforme ou non-conforme) d’opérations de contrôle menées sur les sites et équipements de production. Enfin, des événements de type « évaluation » peuvent être ouverts pour apprécier le travail des sociétés prestataires mandatées pour certaines missions. Il s’agit alors de noter selon une grille d’évaluation la qualité du travail fourni, cette information pouvant être réutilisée lors de besoins ultérieurs en sous-traitance.
Tous ces événements peuvent engendrer des actions correctives ou préventives (CAPA) qui visent à résoudre les écarts constatés. Des modes de gestion des actions plus ou moins poussés peuvent être mis en place. Les plus simples se contentent de définir la nature des actions à réaliser, un porteur, une échéance et des objectifs, et d’assurer la traçabilité de leur mise en œuvre et la vérification de leur efficacité. Les plus complexes se calquent sur des méthodes d’analyse et de résolution de problème (8D par exemple) pour investiguer et remonter aux causes racines des événements qualité. Dans ce cas, l’outil constitue un guide permettant de dérouler correctement les différentes étapes de la méthode.
En fonction des contextes, la saisie des données relatives aux événements et aux actions peut être réalisée de différentes façons dans le SMQ. La plus naturelle consiste à renseigner cette donnée directement dans l’outil depuis un ordinateur. Néanmoins, ce mode de saisie n’est pas toujours possible dans la mesure où certaines opérations de contrôle doivent être réalisées sur site, parfois dans des zones non-couvertes par un accès réseau. Dans ce cas, la saisie s’oriente préférentiellement vers des supports permettant un mode dit « déconnecté ». Il peut s’agir de masques Excel générés par l’outil, à remplir via un PC portable sur site puis à importer lors du retour d’inspection, ou encore d’applications mobiles utilisables sur tablette ou smartphone, dont le contenu se synchronise lors du retour dans une zone possédant une couverture réseau.
Une fois les événements et actions déclarées, le SMQ dispose de fonctionnalités permettant d’en assurer le suivi. Des tableaux de bords de préférence personnalisables permettent en premier lieu d’obtenir rapidement un récapitulatif des événements en cours, ou encore des actions dont on est le porteur.
Sur chaque événement ou action, un workflow est généralement en place et sert de guide à un utilisateur pour dérouler dans le bon ordre les actions de traitement attendues. Cette fonctionnalité assure dans le même temps la traçabilité de la réalisation des étapes du workflow, ce qui permet de justifier à posteriori de la réalisation des actions auprès d’une autorité en charge de leur contrôle.
La digitalisation des activités de qualité offre un immense avantage en termes de recherche par rapport aux supports antérieurs, papier ou outils bureautiques classiques. L’application peut en effet se doter de modules de recherche d’événements ou actions à partir de n’importe quelle information les concernant. Ces recherches peuvent être réalisées au travers d’interfaces ergonomiques pour l’utilisateur, celui-ci ayant simplement à répondre à une série de questions pour obtenir en temps réel la liste des résultats correspondant à sa recherche. Il est ensuite possible d’accéder aux résultats de recherche pour en consulter le détail, voire de les exporter au format Excel pour les transmettre ou les post-traiter.
La solution digitalisée permet en dernier lieu une exploitation beaucoup plus simple de la donnée. Des indicateurs sont systématiquement attendus par les services qualité, dans le but de fournir un reporting des activités aux managers (nombre d’événements qualités déclarés par mois, criticité ou typologie des événements…) ou d’assurer un suivi opérationnel de l’activité (nombre d’actions en cours, durée moyenne de traitement…).
Le SMQ offre plusieurs possibilités pour produire ces indicateurs. Ceux-ci peuvent par exemple être construits et visualisés directement au sein de l’application si elle dispose d’un module dédié. La vue d’ensemble et la prise de décision sont facilitées par ces représentations graphiques intuitives (histogrammes, camemberts, courbes). Des solutions externes peuvent également être utilisées, qu’il s’agissent d’extraction de données dans des masques Excel paramétrables ou encore de mise à disposition des données pour des outils de Business Intelligence dédiés à la production d’indicateurs (QlikView, Power BI…).
Bien que les SMQ ne soient pas propre au secteur de l’énergie, celui-ci se distingue par la diversité des non-qualités qui peuvent se produire, l’importance de la traçabilité des informations, et la grande mobilité des acteurs du métier.
Pour plus d’informations, nous vous invitons à nous contacter afin de discuter de vos besoins. Nos experts en qualité sauront répondre à vos interrogations sur la mise en place d’indicateurs qualité au travers d’un QMS.
