DEMANDE DE DÉMO

Comment améliorer votre démarche qualité ?
Analyse du cycle de vie d’un document dans une GED

Dans un contexte industriel, l’amélioration de la qualité des produits, la réduction du coût des non-conformités et le respect des certifications imposées par les clients et marchés sont au cœur des préoccupations. Afin de tenir compte de ces contraintes, une des premières étapes à effectuer pour fédérer l’ensemble des acteurs de l’entreprise autour d’une démarche qualité est la structuration de sa gestion documentaire dématérialisée dans un référentiel unique.

Le cycle de vie d’un document peut se décomposer suivant les quatre étapes suivantes :

1. La création et valorisation technique comme levier de la qualité

La création du document (ou sa mise à jour) est en le point de départ. Dans une démarche d’amélioration continue, un document est issu de sources internes ou externes, qu’il est nécessaire de référencer clairement, afin de garantir une traçabilité de l’information. Dans une problématique de mise à jour d’un document qualité, une solution digitale GED permet d’identifier les documents qui n’ont pas été utilisés depuis un certain temps, afin de prioriser les actions à mettre en place.

Une façon de valoriser son contenu est de standardiser la documentation en se basant sur des templates validés et enregistrés dans une bibliothèque pouvant être triée par type, activité, site. En plus d’assurer une meilleure traçabilité du document, cet archivage permet de renforcer le partage et le travail collaboratif entre différentes équipes ou services.

2. La validation, assure la fiabilité de l’information

Le processus de validation du document est une étape importante pour la mise en conformité de la démarche. Tout d’abord, inscrire sa démarche qualité dans un contexte de fiabilité. En effet, étant donné la valeur de l’information que le document contient, il est nécessaire de partager ce document, au moyen d’un workflow de validation, afin que tous les partis prenants puissent intégrer leurs expertises au document. Afin d’assurer une bonne coordination, il faut pouvoir intégrer un processus de notification qui permet de suivre pas à pas la validation du document et d’être alertés immédiatement. Et, se faisant, ne pas créer de lacune dans le patrimoine technique de l’entreprise.

Aussi, un workflow de validation permet de faire transiter un document sensible en respectant les contraintes de confidentialité (Bureau d’Etudes, Production, fournisseurs…). La sécurisation des documents ne doit pas être négligée pour assurer la pérennité de l’activité de l’entreprise et ne communiquer que les informations pertinentes.

3. La diffusion renforce l’intelligence collective

Vient ensuite une part souvent négligée dans les entreprises ne possédant pas de référentiel central de gestion documentaire : la diffusion du document qualité. Selon une enquête Morar Research :
« Plus de 50 % des entreprises reconnaissent avoir perdu des opportunités commerciales à cause d’une indisponibilité de données pertinentes en temps et en heure.»

En plus de faciliter la consultation des documents de référence, la digitalisation de ces documents permet un gain de productivité grâce à une amélioration de la recherche de l’information nécessaire. Que ce soit par la recherche par mots-clés jusqu’au contenu des documents ou l’abonnement à des types de contenu (listes de diffusion, de favoris), les collaborateurs peuvent plus facilement se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée que d’éplucher des pages et des pages de documents.

4. La capitalisation garantie la traçabilité

La capitalisation de l’information validée doit s’effectuer de manière cohérente avec la structure de l’entreprise. Mais dans un contexte de digitalisation, l’accès à l’information est facilité. Déjà, parce que le document est capitalisé sur un Cloud, permettant d’agréger au fil de l’eau toutes les informations utiles (déclaration d’événements, investigations, plan d’action unique, gestion d’audits, portail fournisseur). En renforçant la collaboration entre toutes les entités de l’entreprise, il est plus efficace pour centraliser le pilotage des actions qualité.

Mais aussi, cet aspect permet une amélioration de la qualité des produits, donc de renforcer la satisfaction client en simplifiant les démarches de résolution de problèmes, quasiment en temps réel, tout en offrant une structuration permettant la gestion des audits internes comme externes.

La société BASSETTI avec sa Direction de l’Expertise Technique s’engage à mettre en œuvre des méthodes, outils et processus informatiques pour structurer, archiver et diffuser les connaissances à forte valeur ajoutée au sein de l’entreprise.

Pour en savoir plus sur les avantages d’une solution de Gestion Electronique de Document pour vos documents qualité (certificats, normes, procédures, rapports, etc), n’hésitez pas à nous contacter :

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